Commercio con l’estero: attenzione al contratto!

Per ogni impresa che effettua attività di commercio estero, è di fondamentale importanza utilizzare un contratto efficace e tutelante con i partner esteri,  per garantire il buon esito dell’operazione ed evitare rischi legali. Il commercio internazionale presenta infatti per un’impresa rischi diversi e maggiori di quanto accada nel commercio interno, per evitare i quali è indispensabile utilizzare strumenti tecnici adeguati . Per un’impresa che opera nel commercio internazionale – ancor più di quanto accada in ambito nazionale – gli aspetti legali non costituiscono un costo o una complicazione per il business; al contrario, sono uno strumento fondamentale per ridurre i rischi, migliorare l’immagine sul mercato ed aumentare la propria qualità ed affidabilità agli occhi dei partners commerciali e dei clienti. Porre attenzione ai profili legali e in particolare alla contrattualistica costituisce per ogni impresa che opera con l’estero non solo una risorsa indispensabile per tutelarsi, ma anche un’opportunità per migliorare la propria organizzazione e un investimento per migliorare il proprio assetto competitivo.

1. L’importanza del contratto nel commercio internazionale

Per ogni impresa che effettua attività di commercio estero, è di fondamentale importanza utilizzare un contratto efficace e tutelante con i partner esteri, per garantire il buon esito dell’operazione ed evitare rischi legali. Ciò sia che un’azienda operi in ambito UE, sia, a maggior ragione, in ambito extra UE.

Il commercio internazionale presenta infatti per un’impresa rischi diversi e maggiori di quanto accada nel commercio interno; per questo, occorre riporre particolare attenzione al contratto con il partner estero, così da pianificare l’operazione commerciale in modo ottimale.

Facciamo un semplice esempio dei rischi a cui le imprese possono andare incontro se non prestano attenzione al contratto con i partner esteri.

Recentemente ho assistito un’impresa che operava da molti anni con l’estero, nel campo delle forniture di acciaio. Non aveva mai avuto nessun problema rilevante. Ma poi è accaduto che l’importatore estero (nel caso di specie una società argentina) si rifiutava di pagare una commessa del valore di oltre 1,5 mln. di Euro, e per questo l’impresa si è rivolta al mio studio. Purtroppo, la società argentina aveva ragione nel non pagare, perché l’impresa italiana aveva firmato, senza verificarlo, un modulo contrattuale predisposto dal partner estero in cui vi era una clausola che addossava all’impresa italiana una serie di rischi inerenti il trasporto, che si sono poi purtroppo verificati. Se questa clausola fosse stata analizzata attentamente e poi opportunamente modificata, il cliente non si sarebbe trovato in questa situazione. Poi fortunatamente la situazione si è risolta nel modo migliore date le premesse, ma comunque la società ha subìto un danno che avrebbe potuto evitare.

Questo semplice esempio dimostra come nelle operazioni di import/export è indispensabile utilizzare degli strumenti tecnici adeguati per regolare in modo ottimale i rapporti giuridici con gli operatori esteri ed evitare rischi.

Per un’impresa che opera nel commercio internazionale – ancor più di quanto accada in ambito nazionale – gli aspetti legali non costituiscono un costo o una complicazione per il business; al contrario, sono uno strumento fondamentale per ridurre i rischi, migliorare l’immagine sul mercato ed aumentare la propria qualità ed affidabilità agli occhi dei partners commerciali e dei clienti.

In altri termini, porre attenzione ai profili legali e in particolare alla contrattualistica costituisce per ogni impresa che opera con l’estero non solo una risorsa indispensabile per tutelarsi, ma anche un’opportunità per migliorare la propria organizzazione e un investimento per migliorare il proprio assetto competitivo.

2. Cosa deve essere regolamentato nei contratti con l’estero e come

I contratti internazionali sono molto diversi tra loro, a seconda del loro oggetto (compravendita, appalto, licenza, etc.) e del paese in cui ha siede il partner estero e/o deve essere eseguito il contratto. Tuttavia, vi sono degli elementi comuni che dovrebbero essere contenuti in ogni contratto internazionale, indipendentemente dalle diverse variabili. Essi sono essenzialmente:

• l’oggetto del contratto: occorre individuare bene la merce oggetto della compravendita, il servizio oggetto dell’appalto, etc.
• i termini di pagamento: occorre individuare bene quando verrà effettuato il pagamento della fornitura, dove verrà effettuato, la moneta in cui verrà effettuato e soprattutto lo strumento (scegliendo accuratamente quello più opportuno);
• gli obblighi delle parti, in particolare i termini e le modalità di  consegna: della merce, i termini e le modalità di denunzia dei vizi della merce, etc.
• la tutela dei diritti di proprietà intellettuale, in particolare il  marchio;
• gli obblighi di segretezza e riservatezza, qualora il contratto abbia ad oggetto beni o servizi contenenti informazioni riservate, know how, etc.
• la legge applicabile;
• le modalità di risoluzione delle controversie.

Tutti questi aspetti devono essere attentamente regolati nel contratto, e quindi – come quasi sempre accade – negoziati con la controparte estera, prima che il contratto sia concluso.

A tal proposito, è opportuno soffermarsi brevemente su un aspetto importante. Talvolta, il contratto viene negoziato e concluso in modo specifico per un determinato affare. Ma spesso (quasi sempre quando almeno una delle imprese ha dimensioni rilevanti o comunque effettua in via abituale operazioni con l’estero) i contratti internazionali vengono conclusi attraverso condizioni generali di contratto (di vendita o di acquisto), cioè moduli standard che vengono appunto utilizzati per regolamentare tutti i contratti che un’impresa stipula in un determinato settore.

Questa modalità di conclusione dei contratti internazionali è conveniente, perché in tal modo le imprese evitano di dover regolamentare ogni volta il contenuto dei contratti che stipulano. Ovviamente ciascun contratto è diverso dagli altri per quanto concerne gli elementi commerciali (ad es. tipo e quantità della merce, prezzo, etc.), ma tutti gli altri elementi, e in particolare quelli legali (legal terms) sono gli stessi, in quanto appunto stabiliti per iscritto nelle condizioni generali. Spesso le condizioni generali vengono apposte in calce o sul retro delle proposte o conferme d’ordine.

Ovviamente, un’impresa cerca generalmente si imporre all’altra le proprie condizioni generali di contratto, che sono state predisposte – o comunque dovrebbero essere state predisposte – per tutelarla al meglio contro rischi legali. Dato che un contratto non è concluso finché vi è l’accordo tra le parti su tutto il contratto – quindi non solo i termini commerciali, ma anche quelli “legali”. Se un’impresa non accetta le condizioni dell’altra, rifiutandole espressamente, il contratto non si può dire concluso (e quindi non vi sono obblighi in capo alle parti). Ma può invece accadere che un’impresa, senza accorgersene, accetti le condizioni dell’altra non espressamente ma tacitamente, cioè dando semplicemente esecuzione al contratto.

Facciamo un semplice esempio. Ipotizziamo che l’impresa italiana A invii a all’impresa tedesca B un ordine d’acquisto di una partita di porcellane. L’ordine di A contiene determinate condizioni commerciali (quantità, prezzo, condizioni di consegna) e clausole legali (condizioni generali). Tra di esse vi è una clausola secondo cui in caso di vizi della merce, occorre farne denunzia entro 10 giorni dalla consegna. B, a sua volta, invia ad A la propria conferma d’ordine; il modulo di conferma d’ordine di B riproduce esattamente i termini commerciali dell’ordine di A, ma contiene condizioni legali diverse, e in particolare contiene una clausola secondo cui eventuali vizi della merce devono essere denunziati entro 5 giorni dalla consegna. B consegna le porcellane ad A, la quale, una volta ricevuta la merce, si accorge che alcune porcellane presentano vizi, e li denunzia a B dopo 7 giorni dalla consegna.

In questo caso, A, accettando la merce, ha accettato tacitamente anche la conferma d’ordine di B, la quale conteneva la clausola sui termini di denunzia dei vizi della merce, favorevole a B; ed avendo denunziato i vizi solo dopo 7 giorni (anziché 5 come previsto nelle condizioni di B) rischia di non avere diritto al risarcimento.

Questo semplice esempio dimostra che non basta avere redatto delle/buone) condizioni di contratto (che comunque è già un’ottima cosa), ma occorre anche controllare attentamente quelle della controparte, altrimenti si rischia di accettarle e di non essere tutelati. Ovviamente, tale controllo deve essere effettuato da un legale esperto.

3. Contratti internazionali: gli errori da evitare

Vediamo ora alcuni errori frequenti, che le imprese dovrebbero evitare quando operano in ambito internazionale.

Primo: mai concludere un contratto verbalmente.

Mai iniziare un’operazione internazionale sulla base di un semplice ordine verbale o telefonico! Solo un contratto scritto può tutelare un’impresa da rischi. Ad esempio, senza un contratto scritto diventa molto difficile, se non addirittura impossibile, riscuotere il credito, dato che la fattura non è prova del credito!

Secondo: mai recepire il contratto predisposto dall’operatore estero senza controllarlo.

Come si è visto prima, l’ideale sarebbe basarsi sul proprio contratto (o meglio sulle proprie condizioni generali); ma se ciò non è possibile, occorre comunque controllare attentamente il contratto proposto dal partner estero e farlo verificare dal proprio legale di fiducia, altrimenti l’impresa corre il rischio di non essere tutelata. Ad esempio, se nel contratto è inserita una legge diversa da quella italiana, o un foro competente estero, può essere molto difficile far valere i propri diritti in caso di controversia.

Terzo: verificate anche la parte “legale” del contratto, non solo quella commerciale.

Spesso gli operatori si soffermano solo sul contenuto commerciale del contratto (prezzo, tipologia di merce, quantità di merce, tempi di consegna etc.), negoziandolo magari a lungo, e tralasciano, o addirittura, ignorano, la parte “legale”, cioè quella attinente alle responsabilità, agli obblighi, alla legge applicabile, al foro competente etc. È un grave errore. Le clausole “legali” hanno la stessa importanza di quelle commerciali. Ad esempio, è inutile riuscire a ottenere un prezzo di vendita vantaggioso, se poi non si riuscirà mai ad ottenere il pagamento a causa di una legge o un foro competente svantaggiosi, o di clausole vantaggiose solo per la controparte estera.

Quarto: mai ricorrere al “fai da te”!

Un errore molto comune che molte imprese commettono è quello di concludere contratti con l’estero senza l’ausilio di un legale, magari riutilizzando contratti che in precedenza erano stati già stati utilizzati, o peggio ancora copiando form o esempi da internet. È un  grave errore: per evitare una modesta spesa di consulenza legale, l’impresa rischia di utilizzare un contratto che non la tutela in modo idoneo, andando così incontro a rischi anche gravi. I contratti internazionali hanno delle specificità e dei tecnicismi tali da rendere necessaria una loro redazione attenta e una regolamentazione ad hoc.

Quinto: mai rivolgersi ad un avvocato non specializzato in import-export!

Per ogni impresa che commerci con l’estero è di fondamentale importanza avvalersi di un  legale esperto e qualificato, che le aiuti ad impostare fin dall’inizio i rapporti commerciali con l’estero in modo sicuro  (compresa la redazione del contratto internazionale), prevenendo i rischi e gestendo in modo efficace le varie problematiche che possono insorgere. Solo così le imprese possono mettesi a riparo da rischi.

Avv. Valerio Pandolfini

 

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