Le condizioni generali di contratto: cosa sono e a cosa servono

Le condizioni generali di contratto (“CG”) consentono di disciplinare i rapporti che un’impresa ha con la generalità dei propri contraenti (fornitori, clienti, utenti etc.), in modo uniforme. Per tale motivo, le CG sono uno strumento molto utilizzato nei rapporti commerciali, nazionali ed internazionali, estremamente utile e prezioso per le imprese in quanto consente loro di essere più efficienti e competitive nel mercato nel quale operano.  Molto diffuse sono inoltre le CG che regolamentano i rapporti di fornitura di beni o di servizi on line (e-commerce). Le CG devono essere redatte con molta attenzione, con l’ausilio di un legale esperto in materia e che conosca l’effettivo ambito di operatività dell’impresa.

1. Cosa sono le condizioni generali di contratto

Le condizioni generali di contratto(“CG“)sono uno strumento, regolato dal Codice Civile e ampliamente utilizzato nella prassi dei rapporti commerciali, nazionali ed internazionali, estremamente utile e prezioso per le imprese. Le CG consentono infatti alle imprese di disciplinare i rapporti con la generalità dei propri contraenti(fornitori, clienti, utenti etc.) in modo ottimale-in relazione alle proprie esigenze commerciali-ed uniforme.

Le più frequenti nella prassi sono le CG di vendita e di acquisto, ma le CG possono essere predisposte con riguardo ad ogni tipologia dei beni e/o servizi prestati dall’azienda, ad esempio per i servizi di assistenza tecnica o di fornitura di servizi web, etc. Molto diffuse sono, inoltre,  le CG che regolamentano i rapporti di fornitura di beni o di servizi on line (e-commerce).

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2. A cosa servono le condizioni generali di contratto

Le CG sono uno strumento in grado di ridefinire, razionalizzandola, l’organizzazione dell’azienda e di promuoverne l’immagine seguendo logiche di marketing. Dal punto di vista operativo, l’imprenditore italiano si pone in una posizione di vantaggio e comunque maggiormente difendibile qualora utilizzi abitualmente CG nei propri rapporti commerciali, sia per L’Italia che per l’estero.  Per tale motivo, un’impresa avveduta dovrebbe dotarsi di CG per ogni tipologia di rapporto che rientri nella propria abituale attività.

Attraverso le CG le imprese possono regolamentare aspetti fondamentali della propria attività, disciplinando ad esempio:

• le modalità e i termini di pagamento;
• le garanzie sui beni veduti o i servizi forniti;
• le cause di esonero o limitazione di responsabilità;
• gli standard tecnici applicati;
• i termini di decadenza per prestare la denuncia di vizi del bene;
• i rimedi concessi al venditore e al  compratore;
• i termini di resa della merce;
• gli aspetti relativi alla  proprietà industriale e intellettuale (marchi, brevetti, know-how, diritti di autore, riservatezza);
• le modalità di risoluzione delle controversie (legge applicabile, eventuale conciliazione, foro competente o arbitrato);

etc.

Avvalersi di CG consente ad un’impresa di reagire più rapidamente a nuove richieste di contatto e di quotazione da parte di potenziali clienti, di raggiungere più rapidamente un accordo con la controparte , di ridurre significativamente la propria vulnerabilità legale, di agevolare le procedure legali nel caso di inadempimento del cliente. In una parola, consente ad un’azienda di essere più efficiente e competitiva sul mercato.

Inoltre, le CG consentono alle aziende di semplificare notevolmente il processo di vendita/acquisto, facilitando i rapporti sia con gli operatori dei canali distributivi che con i potenziali acquirenti finali. Infatti, in tal modo si  rende possibile perfezionare l’accordo attraverso la semplice adesione del cliente alla CG dell’azienda. Come accade nel mondo dell’e-commerce, dove le operazioni di acquisto/vendita sono standardizzate, semplificando enormemente le relazioni commerciali.

3. Condizioni generali e condizioni particolari

Per loro natura, le CG sono destinate ad operare insieme alle condizioni particolari concordate per lo specifico affare-a loro volta tradizionalmente inserite nella offerta o conferma d’ordine- nelle quali sono regolamentati gli aspetti più commerciali del rapporto(prezzo, modalità di pagamento, quantità del bene venduto, etc.).

Le condizioni particolari possono prevedere anche parziali deroghe a quanto previsto dalle CG, per consentire una gestione versatile e personalizzata dei rapporti, ad esempio, nelle condizioni particolari si può prevedere che il prezzo venga pagato mediante bonifico bancario a 30 giorni data fattura, mentre nelle CG è previsto un termine di pagamento a 60 giorni data fattura. Per tale motivo, in caso di contrasto tra condizioni particolari e CG, generalmente, prevalgono le prime(e comunque ciò dovrà essere precisato nelle CG).

4. Come devono essere predisposte le condizioni generali

È difficile, se non addirittura impossibile, fornire delle indicazioni generali su quale dovrebbe essere il contenuto delle CG. Vi sono tuttavia alcuni suggerimenti operativi che sono validi in ogni caso per una strutturazione ottimale delle CG:

• Aggiornamento. Le CG richiedono un aggiornamento costante sulla base di quanto emerso dall’esperienza quotidiana “sul campo” dell’azienda. Le CG non vanno “dimenticate” in un cassetto, ma sottoposte ad un continuo processo di revisione ed integrazione (è consigliabile programmare almeno un esame annuale, salvo che emergono importanti elementi).
• Brevità. Le CG devono avere un contenuto schematico, contenere solo la regolamentazione essenziale del rapporto e lasciare tutti gli altri aspetti alle condizioni particolari.
• Conoscibilità. Affinché le CG possano produrre effetti giuridici, devono essere rese conoscibili alla controparte prima o al momento della conclusione del contratto. Tra le misure che si possono seguire ricordiamo la pubblicazione su una pagina specifica del sito internet a ciò dedicata e la spedizione unitamente alla proposta (via mail o via fax). In ogni caso, nelle condizioni particolari e nella successiva eventuale corrispondenza è sempre opportuno richiamare le proprie CG, eventualmente segnalando che le stesse possono essere consultate e scaricate dal sito internet aziendale. Vi sono inoltre alcune clausole onerose che richiedono, a pena di nullità, la specifica approvazione della controparte (art. 1341 c.c.): clausole sul foro competente, sulla facoltà di recedere dal contratto, sulla rinnovazione tacita del contratto, sulle limitazioni di responsabilità.
• Chiarezza. Le CG devono essere scritte in modo chiaro e comprensibile da tutti gli operatori commerciali(non solo dagli avvocati). Le CG complicate, lunghe e farraginose, scritte in “legalese” non solo non servono allo scopo, ma anzi danneggiano l’azienda che le ha predisposte, suscitando diffidenza e complicando anziché semplificando, il processo di acquisizione degli ordini.
• Ragionevolezza. Le CG devono tutelare gli interessi dell’impresa, ma in modo equilibrato. Prevedere obblighi eccessivamente onerosi e ingiustificati a carico della controparte può essere controproducente per l’impresa dal punto di vista commerciale e della propria immagine, ed esporre la stessa ad azioni giuridiche da parte delle controparti.
• Specificità. Non è opportuno utilizzare- o addirittura copiare- le CG di altri concorrenti o, peggio, quelle di altre imprese che non hanno nulla a che fare con la realtà dell’impresa in questione. Le CG di un’impresa, per essere veramente utili ed efficaci, devono essere pensate e scritte “su misura”, cioè ritagliate sulle specifiche esigenze e sulla particolare struttura di ogni singola impresa: tenendo in considerazione il settore di attività aziendale, i soggetti destinatari della fornitura (aziende- B2B- o consumatori-B2B), il paese di destinazione dell’attività dell’azienda.
• Validità. Le CG devono essere conformi a tutte le normative applicabili, caso per caso, allo specifico settore di attività dell’azienda. Quando, in particolare, un’impresa utilizza CG nei rapporti con i consumatori, esse devono essere conformi a quanto previsto dal Codice del Consumo. Se poi un’impresa opera con l’estero, le CG devono essere verificate con ciò che attiene alla conformità con le norme imperative vigenti in ogni paese nel quale l’azienda opera.

5. Le condizioni generali nei contratti on line

Particolare attenzione nella redazione delle CG deve essere prestata quando esse sono utilizzate, come sempre più frequentemente accade, nell’ambito del  commercio elettronico  cioè nell’ambito di contratti on line. La contrattazione on line presenta infatti delle peculiarità rispetto alla contrattazione tradizionale, tali da imporre una particolare cautela e degli accorgimenti specifici, per evitare che l’impresa possa andare in contro a contestazioni o addirittura a sanzioni.

Ad esempio, quando vengono inserite nelle CG on line delle clausole vessatorie (ad esempio, clausole sula facoltà di recedere dal contratto, sulla rinnovazione tacita del contratto, sulle limitazioni di responsabilità, sul foro competente, etc.), dato che tali clausole devono essere specificamente sottoscritte per essere valide, occorre utilizzare alcuni accorgimenti per evitare di incorrere in problematiche giuridiche, non essendo sufficiente un semplice doppio click da parte dell’utente.

6. L’importanza di una accurata consulenza legale per le condizioni generali di contratto

Spesso si riscontra nella prassi l’uso di CG che non sono specificamente pensate in relazione alle esigenze di quella determinata impresa, ma sono copiate, magari anche malamente, da altre CG utilizzate da imprese che hanno altre strutture, altre attività, esigenze completamente diverse. Questo non solo è sbagliato, ma rischia di essere addirittura controproducente e penalizzante per un’impresa.

È invece opportuno che le CG siano redate con molta attenzione, con l’ausilio di un legale esperto  in materia e che conosca l’effettivo ambito di operatività dell’impresa che intende utilizzare le CG. La corretta ed efficace predisposizione delle CG utilizzate da un’azienda implica infatti una seria e completa analisi delle aree di rischio rilevanti e dei profili cruciali sotto il profilo contrattuale e delle responsabilità.

Ad esempio, il contenuto delle CG varia molto a seconda che l’impresa abbia rapporti contrattuali con altre imprese (c.d. B2B) o con consumatori (B2C), a seconda delle diverse tipologie di prodotti che l’azienda vende, e a seconda dei diversi paesi in cui l’azienda opera.

Sotto quest’ultimo profilo, anche per le CG è importante che un’azienda la quale operi in diversi mercati esteri adotti un approccio “global”, utilizzando cioè diverse CG adattate e “personalizzate” in relazione alle specificità dei singoli paesi e dei mercati locali (in particolare per i paesi extra-UE).

Il ” fai da te” è dunque in questo caso altamente sconsigliabile.

Il nostro Studio, da anni specializzato nella consulenza legale alle imprese e nella contrattualistica aziendale , è a Vs. disposizione per analizzare le Vs. CG, se già utilizzate, o per predisporre delle CG in relazione alle Vs. specifiche esigenze e al Vs. ambito di operatività aziendale. Vi invitiamo pertanto a contattarci, senza alcun impegno, per esporci le Vs. esigenze.

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Avv. Valerio Pandolfini

Avvocato Contrattualistica d’Impresa

 

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Le informazioni contenute nel presente articolo hanno carattere generale e non sono da considerarsi un esame esaustivo né intendono esprimere un parere o fornire una consulenza di natura legale. Le considerazioni e opinioni riportate nell’articolo non prescindono dalla necessità di ottenere pareri specifici con riguardo alle singole fattispecie. Di conseguenza, il presente articolo non costituisce un (né può essere altrimenti interpretato quale) parere legale, né può in alcun modo considerarsi come sostitutivo di una consulenza legale specifica.