Le condizioni generali di contratto: cosa sono e a cosa servono

Le condizioni generali di contratto (“CG”) consentono di disciplinare i rapporti che un’impresa ha con la generalità dei propri contraenti (fornitori, clienti, utenti etc.), in modo uniforme. Per tale motivo, le CG sono uno strumento molto utilizzato nei rapporti commerciali, nazionali ed internazionali, estremamente utile e prezioso per le imprese in quanto consente loro di essere più efficienti e competitive nel mercato nel quale operano. Molto diffuse sono inoltre le CG che regolamentano i rapporti di fornitura di beni o di servizi on line (e-commerce). Le CG devono essere redatte con molta attenzione, con l’ausilio di un legale esperto in materia e che conosca l’effettivo ambito di operatività dell’impresa.

1. Cosa sono le condizioni generali di contratto

Le condizioni generali di contratto(“CG“)sono uno strumento, regolato dal Codice Civile e ampliamente utilizzato nella prassi dei rapporti commerciali, nazionali ed internazionali, estremamente utile e prezioso per le imprese. Le CG consentono infatti alle imprese di disciplinare i rapporti con la generalità dei propri contraenti(fornitori, clienti, utenti etc.) in modo ottimale-in relazione alle proprie esigenze commerciali-ed uniforme.

Le più frequenti nella prassi sono le CG di vendita e di acquisto, ma le CG possono essere predisposte con riguardo ad ogni tipologia dei beni e/o servizi prestati dall’azienda, ad esempio per i servizi di assistenza tecnica o di fornitura di servizi web, etc. Molto diffuse sono, inoltre,  le CG che regolamentano i rapporti di fornitura di beni o di servizi on line (e-commerce).

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2. A cosa servono le condizioni generali di contratto

Le CG sono uno strumento in grado di ridefinire, razionalizzandola, l’organizzazione dell’azienda e di promuoverne l’immagine seguendo logiche di marketing. Dal punto di vista operativo, l’imprenditore italiano si pone in una posizione di vantaggio e comunque maggiormente difendibile qualora utilizzi abitualmente CG nei propri rapporti commerciali, sia per L’Italia che per l’estero.  Per tale motivo, un’impresa avveduta dovrebbe dotarsi di CG per ogni tipologia di rapporto che rientri nella propria abituale attività.

Attraverso le CG le imprese possono regolamentare aspetti fondamentali della propria attività, disciplinando ad esempio:

• le modalità e i termini di pagamento;
• le garanzie sui beni veduti o i servizi forniti;
• le cause di esonero o limitazione di responsabilità;
• gli standard tecnici applicati;
• i termini di decadenza per prestare la denuncia di vizi del bene;
• i rimedi concessi al venditore e al  compratore;
• i termini di resa della merce;
• gli aspetti relativi alla  proprietà industriale e intellettuale (marchi, brevetti, know-how, diritti di autore, riservatezza);
• le modalità di risoluzione delle controversie (legge applicabile, eventuale conciliazione, foro competente o arbitrato);

etc.

Avvalersi di CG consente ad un’impresa di reagire più rapidamente a nuove richieste di contatto e di quotazione da parte di potenziali clienti, di raggiungere più rapidamente un accordo con la controparte , di ridurre significativamente la propria vulnerabilità legale, di agevolare le procedure legali nel caso di inadempimento del cliente. In una parola, consente ad un’azienda di essere più efficiente e competitiva sul mercato.

Inoltre, le CG consentono alle aziende di semplificare notevolmente il processo di vendita/acquisto, facilitando i rapporti sia con gli operatori dei canali distributivi che con i potenziali acquirenti finali. Infatti, in tal modo si  rende possibile perfezionare l’accordo attraverso la semplice adesione del cliente alla CG dell’azienda. Come accade nel mondo dell’e-commerce, dove le operazioni di acquisto/vendita sono standardizzate, semplificando enormemente le relazioni commerciali.

3. Condizioni generali e condizioni particolari

Per loro natura, le CG sono destinate ad operare insieme alle condizioni particolari concordate per lo specifico affare-a loro volta tradizionalmente inserite nella offerta o conferma d’ordine- nelle quali sono regolamentati gli aspetti più commerciali del rapporto(prezzo, modalità di pagamento, quantità del bene venduto, etc.).

Le condizioni particolari possono prevedere anche parziali deroghe a quanto previsto dalle CG, per consentire una gestione versatile e personalizzata dei rapporti, ad esempio, nelle condizioni particolari si può prevedere che il prezzo venga pagato mediante bonifico bancario a 30 giorni data fattura, mentre nelle CG è previsto un termine di pagamento a 60 giorni data fattura. Per tale motivo, in caso di contrasto tra condizioni particolari e CG, generalmente, prevalgono le prime(e comunque ciò dovrà essere precisato nelle CG).

4. Come devono essere predisposte le condizioni generali

È difficile, se non addirittura impossibile, fornire delle indicazioni generali su quale dovrebbe essere il contenuto delle CG. Vi sono tuttavia alcuni suggerimenti operativi che sono validi in ogni caso per una strutturazione ottimale delle CG:

• Aggiornamento. Le CG richiedono un aggiornamento costante sulla base di quanto emerso dall’esperienza quotidiana “sul campo” dell’azienda. Le CG non vanno “dimenticate” in un cassetto, ma sottoposte ad un continuo processo di revisione ed integrazione (è consigliabile programmare almeno un esame annuale, salvo che emergono importanti elementi).
• Brevità. Le CG devono avere un contenuto schematico, contenere solo la regolamentazione essenziale del rapporto e lasciare tutti gli altri aspetti alle condizioni particolari.
• Conoscibilità. Affinché le CG possano produrre effetti giuridici, devono essere rese conoscibili alla controparte prima o al momento della conclusione del contratto. Tra le misure che si possono seguire ricordiamo la pubblicazione su una pagina specifica del sito internet a ciò dedicata e la spedizione unitamente alla proposta (via mail o via fax). In ogni caso, nelle condizioni particolari e nella successiva eventuale corrispondenza è sempre opportuno richiamare le proprie CG, eventualmente segnalando che le stesse possono essere consultate e scaricate dal sito internet aziendale. Vi sono inoltre alcune clausole onerose che richiedono, a pena di nullità, la specifica approvazione della controparte (art. 1341 c.c.): clausole sul foro competente, sulla facoltà di recedere dal contratto, sulla rinnovazione tacita del contratto, sulle limitazioni di responsabilità.
• Chiarezza. Le CG devono essere scritte in modo chiaro e comprensibile da tutti gli operatori commerciali(non solo dagli avvocati). Le CG complicate, lunghe e farraginose, scritte in “legalese” non solo non servono allo scopo, ma anzi danneggiano l’azienda che le ha predisposte, suscitando diffidenza e complicando anziché semplificando, il processo di acquisizione degli ordini.
• Ragionevolezza. Le CG devono tutelare gli interessi dell’impresa, ma in modo equilibrato. Prevedere obblighi eccessivamente onerosi e ingiustificati a carico della controparte può essere controproducente per l’impresa dal punto di vista commerciale e della propria immagine, ed esporre la stessa ad azioni giuridiche da parte delle controparti.
• Specificità. Non è opportuno utilizzare- o addirittura copiare- le CG di altri concorrenti o, peggio, quelle di altre imprese che non hanno nulla a che fare con la realtà dell’impresa in questione. Le CG di un’impresa, per essere veramente utili ed efficaci, devono essere pensate e scritte “su misura”, cioè ritagliate sulle specifiche esigenze e sulla particolare struttura di ogni singola impresa: tenendo in considerazione il settore di attività aziendale, i soggetti destinatari della fornitura (aziende- B2B- o consumatori-B2B), il paese di destinazione dell’attività dell’azienda.
• Validità. Le CG devono essere conformi a tutte le normative applicabili, caso per caso, allo specifico settore di attività dell’azienda. Quando, in particolare, un’impresa utilizza CG nei rapporti con i consumatori, esse devono essere conformi a quanto previsto dal Codice del Consumo. Se poi un’impresa opera con l’estero, le CG devono essere verificate con ciò che attiene alla conformità con le norme imperative vigenti in ogni paese nel quale l’azienda opera.

5. La disciplina delle condizioni generali di contratto nel codice civile: le clausole vessatorie

Le CG sono disciplinate dall’art. 1341 c.c. Il 1° comma di tale norma prevede che se le CG sono predisposte da uno solo dei contraenti, esse sono efficaci se conosciute o conoscibili dalla parte che non le ha predisposte. Ciò significa che la parte che aderisce alle condizioni generali di contratto le deve conoscere ed impone a chi le ha predisposto di porle a disposizione del proprio cliente e formulare in modo chiaro e comprensibile. In caso contrario, sono inefficaci.

Le CG devono essere quindi conosciute o conoscibili dalla parte aderente al momento della conclusione del contratto, non successivamente al perfezionamento dello stesso. Il requisito della conoscenza o conoscibilità delle condizioni generali di contrato consente all’impresa che le ha predisposte di rendere tali clausole note alla controparte se ricorrono le condizioni di cui alla norma e fa gravare su quest’ultima l’onere di provare il contratto.

Il secondo comma dell’art. 1341 c.c. elenca inoltre una serie di clausole definite “vessatorie”, che devono essere espressamente e singolarmente approvate per iscritto per essere valide. Si tratta delle clausole le quali prevedono uno squilibrio nei rapporti tra chi ha predisposte le clausole e in generale le condizioni generali di contratto e chi vi aderisce, a vantaggio di chi le ha previste e ne chiede l’approvazione.

L’art. 1341 comma 2 c.c. elenca le clausole vessatorie, stabilendo in primo luogo che si presumono vessatorie le clausole che stabiliscono in favore di colui che le ha predisposte:

• limitazioni di responsabilità;
• facoltà di recedere dal contratto;
• facoltà di sospendere l’esecuzione del contratto.

La norma prevede inoltre che si presumano vessatorie anche le clausole che sanciscono a carico dell’altro contraente:

• decadenze;
• limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni;
• restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi;
• proroghe tacite del contratto;
• clausole compromissorie;
• deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria.

Tali clausole, se contenute nelle CG, devono essere specificatamente approvate per iscritto dalla parte aderente, altrimenti sono nulle.

Le regole di cui sopra valgono nei rapporti tra imprese (B2B). Nei contratti con i consumatori (B2C) vigono invece regole diverse e più stringenti, contenute nel Codice del Consumo, che tutelano il consumatore. Su questo si vede l’approfondimento pubblicato in questo articolo.

6. Le condizioni generali di contratto nel commercio internazionale

Quando un’impresa ha rapporti commerciali con l’estero, è di fondamentale importanza che si tuteli validamente dal punto di vista legale, attraverso CG appositamente redatte per clienti internazionali.

Le CG adottate per il commercio internazionale sono generalmente redatte in lingua inglese e devono contenere una serie di clausole specifiche, diverse da quelle utilizzate in ambito nazionale. Le CG per l’estero devono essere infatti appositamente pensate per contratti internazionali di compravendita, cioè per disciplinare i problemi conseguenti all’aspetto internazionale della fornitura, e non possono essere – come purtroppo talvolta accade – una mera traduzione delle CG utilizzate per i contratti “italiani”.

Le CG adottate nell’ambito del commercio estero devono disciplinare attentamente alcuni aspetti importanti per evitare o limitare una serie di rischi, come ad es. le condizioni di pagamento, la consegna della merce, il foro competente, la legge applicabile etc. Sul contratto internazionale di vendita, si veda l’approfondimento pubblicato in questo articolo.

Molto spesso, anche il cliente estero con il quale contratta l’impresa italiana utilizza, a sua volta, CG che lo tutelano, e che possono presentare clausole diverse, talvolta opposte, rispetto a quelle presenti nelle proprie CG. Ad esempio, è possibile che l’ordine di acquisto dell’impresa italiana contenga delle CG nelle quali è previsto che la merce debba essere imballata in una determinata maniera, al fine di evitare il suo danneggiamento prima della consegna, e che diversamente il venditore sia responsabile dei danni, mentre la conferma d’ordine dell’impresa estera venditrice rimanda a CG nelle quali è previsto che la merce verrà spedita senza alcun tipo di imballaggio, e che la venditrice non risponde di eventuali danni avvenuti durante il trasporto.

Questa situazione – abbastanza frequente nel commercio internazionale – è conosciuta con il nome di battle of the forms: le due imprese (italiana ed estera) utilizzano CG diverse ed opposte tra loro, che possono entrare in conflitto. Se nel rapporto commerciale non vi sono problemi di sorta, non vi sarà alcuna conseguenza; viceversa, se dovesse insorgere un contenzioso si pone il problema di stabilire quale delle due CG prevale.

Tale problema non è semplice da risolvere e che può dar luogo ad esiti molto incerti. Tornando all’esempio precedente, se la merce consegnata all’impresa italiana presenta dei vizi dovuti al fatto di non essere stata imballata nel corso del trasporto, nel successivo contenzioso instauratosi l’impresa italiana potrà agire per il risarcimento dei danni contro l’impresa estera, sulla base delle proprie CG? Oppure prevarrà la venditrice estera, le cui CG prevedono il trasporto della merce senza imballaggio, e la esonerano pertanto da qualsiasi tipo di responsabilità?

In linea generale, prevalgono le CG che sono state inviate da una parte e ricevute dall’altra senza che quest’ultima abbia formulato, prima di eseguire il contratto, contestazioni o controproposte o accettazioni condizionate (il c.d. last shot rule).

Per tale motivo, in questi casi è importante che le imprese italiane non solo utilizzino CG valide e tutelanti, ma controllino scrupolosamente, con l’ausilio di un legale esperto, le CG dell’impresa estera con la quale contrattano, evitando di accettare, anche solo implicitamente, le CG dell’impresa estera e acquisendo una espressa adesione di quest’ultima alle proprie CG. E’ inoltre utile inserire nelle CG una clausola (rejection clause o prevail clause) che escluda l’applicazione di CG difformi e stabilisca la non applicabilità di clausole contenute nella documentazione trasmessa dalla controparte.

7. Le condizioni generali nei contratti on line

Particolare attenzione nella redazione delle CG deve essere prestata quando esse sono utilizzate, come sempre più frequentemente accade, nell’ambito del  commercio elettronico  cioè nell’ambito di contratti on line. La contrattazione on line presenta infatti delle peculiarità rispetto alla contrattazione tradizionale, tali da imporre una particolare cautela e degli accorgimenti specifici, per evitare che l’impresa possa andare in contro a contestazioni o addirittura a sanzioni.

Ad esempio, quando vengono inserite nelle CG on line delle clausole vessatorie (ad esempio, clausole sula facoltà di recedere dal contratto, sulla rinnovazione tacita del contratto, sulle limitazioni di responsabilità, sul foro competente, etc.), dato che tali clausole devono essere specificamente sottoscritte per essere valide, occorre utilizzare alcuni accorgimenti per evitare di incorrere in problematiche giuridiche, non essendo sufficiente un semplice doppio click da parte dell’utente.

E’ infatti dubbio se, per l’approvazione delle clausole vessatorie presenti nelle CG on line, ai sensi degli artt. 1341-1342 c.c., sia sufficiente la c.d. firma elettronica semplice, cioè un meccanismo di autenticazione del contraente mediante username e password sul sito del proponente, e il click su una casella specifica per la clausola vessatoria, oppure occorra la vera e propria firma digitale; in via precauzionale, è suggeribile ricorrere a quest’ultima.

Sui contratti on line e sulle regole per l’-e-commerce, si rinvia all’approfondimento pubblicato in questo articolo.

8. L’importanza di una accurata consulenza legale per le condizioni generali di contratto

Spesso si riscontra nella prassi l’uso di CG che non sono specificamente pensate in relazione alle esigenze di quella determinata impresa, ma sono copiate, magari anche malamente, da altre CG utilizzate da imprese che hanno altre strutture, altre attività, esigenze completamente diverse. Questo non solo è sbagliato, ma rischia di essere addirittura controproducente e penalizzante per un’impresa.

È invece opportuno che le CG siano redate con molta attenzione, con l’ausilio di un legale esperto  in materia e che conosca l’effettivo ambito di operatività dell’impresa che intende utilizzare le CG. La corretta ed efficace predisposizione delle CG utilizzate da un’azienda implica infatti una seria e completa analisi delle aree di rischio rilevanti e dei profili cruciali sotto il profilo contrattuale e delle responsabilità.

Ad esempio, il contenuto delle CG varia molto a seconda che l’impresa abbia rapporti contrattuali con altre imprese (c.d. B2B) o con consumatori (B2C), a seconda delle diverse tipologie di prodotti che l’azienda vende, e a seconda dei diversi paesi in cui l’azienda opera.

Sotto quest’ultimo profilo, anche per le CG è importante che un’azienda la quale operi in diversi mercati esteri adotti un approccio “global”, utilizzando cioè diverse CG adattate e “personalizzate” in relazione alle specificità dei singoli paesi e dei mercati locali (in particolare per i paesi extra-UE).

Il ” fai da te” è dunque in questo caso altamente sconsigliabile.

Il nostro Studio, da anni specializzato nella consulenza legale alle imprese e nella contrattualistica aziendale , è a Vs. disposizione per analizzare le Vs. CG, se già utilizzate, o per predisporre delle CG in relazione alle Vs. specifiche esigenze e al Vs. ambito di operatività aziendale. Vi invitiamo pertanto a contattarci, senza alcun impegno, per esporci le Vs. esigenze.

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Si evidenzia che il modello non è gratuito. Per informazioni sul costo, inviate una mail al seguente indirizzo: info@studio-pandolfini.it

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Avv. Valerio Pandolfini

Avvocato Contrattualistica d’Impresa

 

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