I diritti di controllo (comunicazione e consultazione) del socio di S.r.l.

L’art. 2476, comma 2, c.c. prevede che i soci di una S.r.l. che non partecipano all’amministrazione della società hanno: a) il diritto all’informazione, che consente loro di poter ottenere informazioni sull’andamento della gestione della società; b) il diritto di consultazione, che permette loro di ottenere la consultazione di documenti relativi alla società. Tali diritti sono essenzialmente posti a tutela dei diritti della minoranza dei soci, ovvero di coloro che partecipano al capitale sociale della Srl ma non sono amministratori; il singolo socio, a prescindere dalla propria quota di capitale sociale, ha il diritto di ottenere tutte le informazioni e i documenti necessari per esercitare, in modo consapevole, i propri diritti sociali, tra i quali l’esercizio dell’azione di responsabilità nei confronti degli amministratori. L’esercizio dei diritti di informazione del socio deve rispettare alcuni limiti che derivano dall’esigenza di contemperare l’interesse del socio con l’interesse della società, in applicazione dei principi di correttezza e buona fede. Possono, in particolare, essere rifiutate o limitate le richieste di accesso avanzate al solo fine di intralciare l’attività sociale, e quelle inerenti notizie riservate, qualora vi sia il pericolo di concorrenza sleale ai danni della società.

1. I diritti di controllo come tutela della minoranza dei soci di S.r.l.

Nella S.r.l. il diritto di controllo del socio è disciplinato dall’art. 2476, comma 2, c.c., secondo cui ‘‘i soci che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione’’.

Ai sensi dell’art. 2476, comma 2, c.c. sono dunque titolari dei diritti di controllo in una S.r.l.:

• i soci, i quali
• non amministrano la società.

La norma in esame è essenzialmente posta a tutela dei diritti della minoranza dei soci, ovvero di coloro che partecipano al capitale sociale della Srl ma non sono amministratori; essa infatti offre al singolo socio, a prescindere dalla propria quota di capitale sociale, il diritto di ottenere tutte le informazioni e i documenti necessari per esercitare, in modo consapevole, i propri diritti sociali, tra i quali:

• il diritto di voto;
• il diritto di opzione relativamente a un aumento di capitale;
• il diritto di recesso dalla società;
• il diritto di chiedere la revoca degli amministratori;
• il diritto di invalidare le decisioni dei soci (art. 2479 ter c.c.);
• il diritto di promuovere un’azione di responsabilità nei confronti degli amministratori.

Al socio è dunque attribuito il potere di avere alcune informazioni fondamentali per poter valutare lo stato gestionale societario, attraverso due diritti:

• il c.d. “diritto all’informazione”, che consente di poter ottenere delle informazioni sull’andamento della gestione;
• il c.d. “diritto di consultazione”, che permette di ottenere la consultazione di specifici documenti relativi alla società.

L’esercizio di un’azione nei confronti degli amministratori necessita infatti di una preventiva e adeguata attività di informazione sull’andamento della gestione e sulle operazioni compiute dagli amministratori stessi; senza i menzionati diritti di informazione e di consultazione, il socio si troverebbe sempre in una posizione di svantaggio informativo rispetto agli amministratori – che invece dispongono di tutte le informazioni – e ciò renderebbe appunto impossibile l’esperimento di un’azione di responsabilità.

Il diritto di controllo del socio amministratore può essere tuttavia finalizzato anche all’impugnazione di delibere assembleari (come l’impugnazione del bilancio ,come pure alla raccolta di informazioni utili in vista del voto in una futura delibera assembleare, oppure ad avere notizie necessarie per esercitare o meno il diritto di opzione , loro riservato (ad esempio, nel quadro di un’operazione di aumento del capitale sociale), o in vista di una possibile cessione di quote.

2. I presupposti del diritto di controllo: lo status di socio e la non partecipazione all’amministrazione

Come si è accennato, il diritto di controllo spetta al socio della S.r.l., ed è dunque condizionato all0esistenza di tale status, indipendentemente:

• dalla presenza di organi di controllo;
• dall’entità della quota detenuta;
• dal fatto che il socio possa perdere tale qualità in attuazione di obblighi di trasferimento della quota;
• dal fatto che abbia manifestato la propria intenzione di dismettere la partecipazione.

Si ritiene che siano titolari dei diritti di controllo anche i soci la cui partecipazione sia stata oggetto di pignoramento o sequestro conservativo, sino a che non sia stato nominato un custode. Inoltre, i poteri di controllo spettano anche durante la liquidazione della società.

Problemi particolari si pongono in caso di recesso del socio (art. 2473 c.c.). Secondo la tesi prevalente, il socio il quale abbia esercitato il recesso cessa di essere tale non al momento della dichiarazione di recesso, ma nel momento successivo in cui la sua quota viene liquidata. Pertanto, in attesa della determinazione del valore della quota il socio receduto può continuare a esercitare i diritti di controllo.

L’art. 2476, comma 2 c.c. prevede espressamente la possibilità che il diritto di controllo venga esercitato dai soci anche tramite professionisti di fiducia. Tale previsione comporta il pericolo che vengano diffuse informazioni riservate riguardanti la società: infatti, se il socio è tenuto alla segretezza, ciò non vale automaticamente per il professionista da lui delegato.

Il problema non si pone nel caso del consulente tenuto al segreto professionale, il quale potrà senz’altro essere incaricato di esercitare per il socio i diritti di informazione e consultazione; se però il delegato non è assoggettato a tale obbligo, il problema è superabile imponendo al professionista di sottoscrivere una dichiarazione con cui si obbliga a non rivelare a terzi le informazioni di cui verrà a conoscenza, pena l’applicazione di sanzioni.

Secondo l’orientamento prevalente, il diritto di controllo di cui all’art. 2476, secondo comma c.c. spetta anche al socio amministratore di S.r.l., con riferimento alla gestione societaria compiuta dagli altri amministratori, cui egli non abbia in tutto o in parte partecipato; ciò anche se la lettera della norma, come indicato, si riferisce espressamente ai soli soci che non partecipino all’amministrazione della società, ed anche se, di fatto, gli amministratori sono e devono essere a conoscenza delle vicende della società e pertanto, in linea di principio, non necessitano di informazioni.

Peraltro, le forme e i modi con i quali i documenti e le notizie sono consultabili o ricevibili dal socio amministratore dipendono da quanto previsto concretamente dallo statuto in merito all’organizzazione amministrativa della società, ovvero in ordine al modello di amministrazione adottato, alla circostanza che sia fatto ricorso o meno all’istituto delle deleghe consiliari, all’eventuale richiamo operato nello statuto all’art. 2381 c.c., e così via.

Nella S.r.l. può infatti operare il sistema di amministrazione disgiuntiva, nel quale la partecipazione all’amministrazione non è corale: ciascun amministratore si occupa di un’area, o comunque gestisce la società autonomamente dagli altri. In tale contesto. pur in presenza di una pluralità di amministratori, ciascuno di essi non necessariamente è a conoscenza di ciò che fanno gli altri. Ecco allora che, se essi – oltre che amministratori – sono soci, il diritto di controllo può servire a informarsi sull’operato degli altri amministratori.

Nel caso di amministrazione disgiuntiva nella S.r.l., ai sensi dell’art. 2257 comma 2 c.c., ciascun socio amministratore ha diritto di opporsi all’operazione che un altro voglia compiere, prima che sia compiuta. Può tuttavia accadere che il diritto di opposizione non possa esercitarsi in quanto un socio amministratore ignora ciò che sta per compiere l’altro; in questa situazione, spetta al socio attivarsi e chiedere informazioni. Se ad esempio in una S.r.l. vi sono tre soci – amministratori, ognuno dei quali – in regime di amministrazione disgiuntiva – segue una certa area della gestione della società, a ciascuno di essi dovrà essere riconosciuto il diritto di controllo nella misura in cui non partecipa all’amministrazione.

Nell’ipotesi, invece, di amministrazione congiunta – in base al quale per l’esercizio di alcune o tutte le azioni è necessario il consenso di più amministratori – il socio amministratore dovrà invece informarsi preventivamente circa le intenzioni e i progetti degli altri amministratori, per scegliere poi se prestare o meno il proprio consenso; dunque il potere di controllo di cui all’art. 2476, comma 2 c.c. risulta avere un margine applicativo molto ridotto.

Tra i soci che “non partecipano all’amministrazione” rientrano coloro che sono stati amministratori in passato, anche con riferimento alla documentazione relativa al periodo in cui ricoprivano tale carica.

3. Il contenuto del diritto di controllo del socio di S.r.l.: a) il diritto di comunicazione

L’oggetto dei diritti di controllo dei soci di S.r.l. è estremamente ampio. Ai sensi dell’art. 2476, comma 2, c.c., il socio di S.r.l. ha due tipologie di diritti di controllo:

• un diritto di comunicazione (ossia di ricevere informazioni);
• un diritto di consultazione ( ossia di verificare libri e documenti).

In primo luogo, il socio di S.r.l. ha diritto di essere informato sullo svolgimento degli affari sociali. Il socio ha diritto di chiedere informazioni specifiche e dettagliate su ogni aspetto dell’amministrazione, sia sull’andamento generale dell’impresa che su singole operazioni, già concluse, in corso o anche solo pianificate dall’organo amministrativo.

Attraverso tale diritto è, pertanto, riconosciuta al socio la facoltà di monitorare ogni singola operazione dalla fase iniziale – anche prima che le trattative inerenti all’affare siano tradotte in documenti scritti – alla fase finale, in cui l’operazione è interamente attuata.

Fra le notizie che riguardano gli affari sociali devono essere comprese, ad esempio, tutte le informazioni riguardanti:

• il patrimonio e la gestione dell’impresa;
• i rapporti giuridici ed economici della società;
• i fatti la cui conoscenza è necessaria e/o utile per la determinazione degli utili;
• gli impieghi dell’attivo patrimoniale;
• i programmi di acquisizione e di alienazione;
• i contratti le relazioni commerciali;
• le partecipazioni della società (in essere o pianificate);
• le concessioni di prestiti;
• i compensi degli amministratori;
• le retribuzioni dei dipendenti;
• rapporti di credito che la società intrattiene con le banche;

e così via.

Si ritiene invece che il socio non abbia il diritto di chiedere l’elaborazione gestionale dei dati, tanto più qualora si tratti di dati attinenti alla c.d. “contabilità industriale”. Distinta dalla contabilità generale e attinente non all’amministrazione ma alla gestione sociale.

Secondo l’opinione prevalente, non rientrano tra le informazioni che il socio può legittimamente chiedere neppure le valutazioni e giustificazioni circa le ragioni che hanno indotto la società a porre in essere determinati fatti di gestione.

Non sussistono particolari formalità da rispettare per la richiesta d’informazioni, potendo il socio avanzare le proprie richieste anche oralmente e in qualunque momento dell’esercizio sociale.

4. Il contenuto del diritto di controllo del socio di S.r.l.: b) il diritto di consultazione

Il diritto di consultazione rappresenta una forma di controllo “diretta”, in quanto mette il socio a contatto diretto – e, quindi, non mediato dall’intervento degli amministratori – con la documentazione alla quale gli è riconosciuto accesso. Il socio di S.r.l. ha infatti il diritto di consultare tutti i libri sociali di cui all’ art. 2478, comma 1, c.c. e a tutta la documentazione relativa all’amministrazione della società.

Il socio ha diritto di esaminare non solo i libri sociali elencati nell’art.2478 c.c., i libri e le altre scritture contabili obbligatorie, ma anche tutti gli altri documenti sociali, compresi tutti i documenti relativi alla gestione della società (inclusi, a titolo esemplificativo, i contratti, gli estratti conto bancari, gli stati di avanzamento lavori, gli inventari di magazzino, la corrispondenza, gli atti giudiziari e amministrativi, le memorie ed i pareri di professionisti), i registri prescritti dalla legge (ad esempio, il registro tenuto ai fini IVA ed il registro infortuni) e le scritture contabili e gli altri registri, non obbligatori, ma di fatto tenuti dalla società.

Deve invece escludersi, come anche per le società di persone ( art. 2261 c.c.), che i diritti di controllo riconosciuti al socio possono estendersi fino a legittimare gli atti di ispezione che sono, invece, consentiti ai sindaci, in quanto l’ispezione può avere ad oggetto un luogo o una cosa, ma non una documentazione. Pertanto, il socio non ha, ad esempio, il potere di ispezionare i magazzini o gli impianti sociali o di accertare le consistenze di cassa.

Nella S.r.l. non vi è alcun legame fra il diritto di controllo e l’annualità del bilancio; ne consegue che, una volta esercitato il diritto di controllo, il socio rimane libero di esercitarlo nuovamente in relazione ad altre vicende sociali.

Affinché il diritto di consultazione non venga svuotato di sostanza, è necessario che il socio sia posto nell’effettiva condizione di usufruire di tale diritto, per l’esercizio del quale può rendersi necessario l’accesso alla sede sociale. Tale diritto comprende quindi anche il diritto di accesso alla sede della società, poiché, in linea di massima, è qui che vengono conservati i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione.

I soci non possono asportare gli originali dei documenti, ma possono farne copia e fotocopiare il materiale visionato. I costi delle fotocopie sono a carico del socio che effettua la richiesta.

Una particolare ipotesi di diritto di consultazione del socio si ha in sede di approvazione del bilancio di esercizio. Infatti, in vista dell’assemblea di approvazione del bilancio, il socio gode del diritto, ai sensi dell’art. 2429 c.c. (applicabile alle Srl in forza del richiamo di cui all’art. 2478-bis c.c.) di prendere visione del bilancio, con le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate, nonché delle relazioni degli amministratori, dei sindaci e del soggetto incaricato della revisione legale dei conti.

5. I limiti al diritto di controllo del socio di S.r.l.

Gli amministratori sono tenuti a soddisfare tempestivamente la richiesta presentata dal socio. Qualora invece il diritto di accesso ai documenti venga negato o solo parzialmente concesso ai soci- come abbastanza spesso accade nella pratica, dato che generalmente il socio cerca di raccogliere informazioni sulla gestione della società allo scopo di esercitare un’azione di responsabilità nei confronti degli amministratori- questi possono promuovere una specifica azione giudiziale per vederselo riconosciuto.

Nella maggior parti dei casi, il diritto d’accesso alla documentazione sociale è promosso con un ricorso in via cautelare urgente, ai sensi dell’art. 700 C.p.c..

I diritti di informazione e di consultazione di cui all’art. 2476, 2° comma, c.c. consentono al socio che non partecipa all’amministrazione di accedere ad un ambito praticamente illimitato di informazioni che riguardano, in sostanza, ogni aspetto dell’attività sociale. Permettono, infatti, al socio di conoscere non solo la situazione economico- patrimoniale della società, i libri e della restante documentazione sociale, ma anche le operazioni in corso e degli altri fatti inerenti alla condotta degli affari tenuta dagli amministratori.

Tuttavia, i diritti di informazione del socio devono essere esercitati in modo da contemperare l’interesse del socio con l’interesse della società. In questo senso, l’esercizio del diritto di controllo del socio incontra due limiti generali:

• il rispetto dei principi di correttezza e buona fede;
• la tutela della riservatezza e della concorrenzialità dell’impresa.

Sotto il primo profilo, l’ampio potere di informazione spettante ai soci non può essere esercitato con modalità tali da porre la società in balìa di  pressanti richieste di notizie e di  continue consultazioni dei soci che intendano setacciare meticolosamente l’intera gestione, magari con l’unico scopo di intralciare l’operato degli amministratori.

Devono pertanto ritenersi illegittime, in quanto contrarie ai generali principi di correttezza e  buona fede (art. 1176 c.c.), le richieste di informazioni avanzate per perseguire finalità contrastanti con l’interesse della società, come nel caso delle richieste di informazioni di cui in realtà il socio non ha effettivamente bisogno, e che quindi appaiano palesemente avanzate al solo fine di intralciare l’attività sociale o comunque renderla meno agevole. In tali casi, la società legittimamente può (ed anzi deve) rifiutare le informazioni richieste dai soci.

Per lo stesso motivo è  illegittima, in quanto abusiva, la reiterazione di richieste di informazioni già in precedenza fornite o la ripetuta e frequente richiesta di accesso ai dati relativi alla gestione sociale da parte del socio, posto in essere con finalità meramente ostruzionistiche o ricattatorie nei confronti degli organi sociali. Anche in tal caso, la richiesta avanzata dal socio può e deve essere respinta da parte degli amministratori.

Inoltre, se è vero che i diritti di informazione e consultazione possono essere esercitati dal socio in qualsiasi momento, una richiesta di consultare la documentazione in circostanze inopportune (come ad esempio di notte o nel fine settimana) può essere ritenuta illegittima.

Il principio della buona fede impone altresì al socio di esercitare il proprio diritto di informazione secondo le modalità meno gravose per la società; di conseguenza, quando il socio può ottenere le informazioni di cui ha bisogno partecipando all’assemblea dei soci, non può pretendere di richiedere le stesse informazioni poco prima o poco dopo la riunione, così generando costi inutili per la società.

Sotto il secondo profilo, in linea di principio l’esercizio dei diritti di informazione del socio della S.r.l. non può essere limitato dalla sfera di riservatezza della società, poiché i poteri di informazione del socio sarebbero altrimenti svuotati di contenuto. L’esigenza di riservatezza della società opera, infatti, nei confronti dei terzi e non nei confronti del socio, il quale ha il diritto di conoscere la documentazione riservata.

Tuttavia, anche se l’esercizio dei diritti di informazione non può essere paralizzato dagli amministratori mediante l’opposizione del segreto sociale, il socio non può divulgare le informazioni riservate a terzi, estranei alla società.

Di conseguenza, come evidenziato dalla giurisprudenza, il diritto alla consultazione della documentazione sociale e alla estrazione di copia dei documenti può essere limitato attraverso il mascheramento preventivo dei “dati sensibili” presenti nella documentazione – quali, ad esempio, i dati relativi ai nominativi di clienti e fornitori – qualora i dati contenuti nei documenti potrebbero fornire un vantaggio in termini di concorrenza sleale al socio che li visiona – e vi sia il rischio che il socio che visioni tali dati possa utilizzarli per attività concorrenziali di altra società di cui possiede le quote.

Si ritiene inoltre legittima la richiesta da parte della società di subordinare l’esercizio del diritto alla consultazione alla preventiva sottoscrizione da parte del socio di un impegno alla riservatezza in ordine ai dati oggetto di documentazione.

Infine, il diritto di consultazione del socio trova un limite nella tutela delle informazioni aziendali segrete (know-how), protette dagli artt. 98 e 99 del D.lgs. n. 30/2005 (Codice della proprietà industriale). Vi è, infatti, un’esigenza di segretezza che vige anche rispetto ai soci (oltre che rispetto ai terzi), non essendo sufficiente l’obbligo di non divulgare le notizie acquisite. Altrimenti, qualsiasi società concorrente, tramite l’acquisto di una quota della S.r.l., potrebbe avere accesso a tutte le informazioni segrete (amministrative, tecniche e commerciali) della società (salvo clausole statutarie che prevengano tale situazione con particolari statuizioni sul trasferimento della quota).

In ogni caso, è opportuno che lo statuto regolamenti le modalità con le quali può essere esercitato il diritto di controllo dei soci, prevedendo ad esempio:

• le formalità con cui i soci devono richiedere l’accesso ai libri sociali e agli altri documenti relativi all’amministrazione;
• un termine minimo di preavviso ai soci istanti o, in alternativa, un termine massimo entro il quale gli amministratori devono comunicare loro la data entro la quale essi possono procedere alla consultazione dei documenti;
• il numero dei consulenti esterni ai quali i soci non amministratori possono fare ricorso, precisando gli eventuali requisiti di cui questi ultimi devono essere in possesso (ad es., l’iscrizione ad un albo professionale che imponga obblighi di riservatezza);
• l’obbligo dei soci di sottoscrivere e di far sottoscrivere ai consulenti di cui intendano avvalersi un impegno di riservatezza;
• il divieto per i soci di ogni forma di divulgazione o di utilizzo a fini concorrenziali delle informazioni acquisite;
• il divieto ai soci e ai loro consulenti di rivolgersi direttamente al personale della società;
• le modalità con cui i soci possono estrarre, a proprie spese, copia della documentazione consultata;
• l’obbligo di verbalizzazione delle sedute di indagine.
• la sospensione della facoltà di ispezione nelle settimane immediatamente precedenti alla data entro la quale gli amministratori devono provvedere alla predisposizione del bilancio di esercizio.

Tali previsioni possono essere molto utili al fine di prevenire utilizzi abusivi del diritto di controllo da parte dei soci. E’ altresì possibile prevedere nello statuto una sanzione a carico dei soci che non rispettino i limiti per l’esercizio del diritto di accesso alla documentazione societaria, come ad esempio l’esclusione del socio dalla società.

In una prospettiva opposta, lo statuto può ampliare i poteri previsti dall’articolo 2476 c.c. in favore dei soci, prevedendo ulteriori e più pregnanti poteri del singolo socio e, eventualmente, specifiche conseguenze a carico degli amministratori nel caso in cui pongano ostacoli all’esercizio di tali diritti da parte del socio. Ad esempio, è legittima una clausola che, ampliando il potere del singolo socio, gli permetta di ottenere dagli amministratori le informazioni richieste per iscritto. L’ampliamento di tali poteri incontra, peraltro un limite generale, consistente nella necessità di non rendere impossibile l’attività gestionale degli amministratori, il che di fatto delineerebbe un surrettizio diritto di amministrazione, privo della correlata responsabilità.

Lo statuto può altresì prevedere il diritto dei soci di minoranza di recedere dalla società, o prevedere un meccanismo di riscatto obbligatorio delle loro quote, a fronte di condotte omissive od ostruzionistiche degli amministratori che impediscano l’esercizio dei diritti di ispezione e controllo.

Nel caso in cui siano stati previsti nello statuto diritti di contenuto più ampio rispetto a quelli previsti dall’art. 2476 c.c., è controverso se tali diritti possano essere derogati dalla maggioranza assembleare, attraverso una modifica dell’atto costitutivo. In ogni caso, qualora ciò accada, il socio potrà fare ricorso al recesso, ai sensi dell’art. 2473 c.c.

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Avv. Valerio Pandolfini

Avvocato specializzato in Diritto Societario

Sul tema di Diritto societario abbiamo pubblicato anche:

• L’esclusione del socio dalla società;

• Quando i soci litigano: come prevenire e risolvere i conflitti e le situazioni di stallo decisionale nelle società (deadlock);

• I limiti alla circolazione delle quote di S.r.l.: clausole di intrasferibilità (lock up), gradimento, prelazione, covendita (drag along, bring along, tag along).

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