L’accordo di riservatezza – non disclosure agreement (NDA): cosa è e a cosa serve

Gli accordi di riservatezza (non disclosure agreements, NDA) garantiscono che le informazioni, le idee o i dati rivelati da un’impresa a un’altra rimangano segrete e non vengano divulgate a terzi, secondo i termini e alle condizioni stabiliti negli accordi stessi. Generalmente un NDA viene stipulato durante le trattative per la conclusione dei contratti di trasferimento di tecnologia non brevettata o know-how, ma può essere utilizzato anche in altre situazioni (tecnologie brevettate, fundraising, consulenze, progetti R&D etc.), soprattutto in ambito internazionale. In pratica, gli accordi di riservatezza contengono alcuni elementi tipici. E’ essenziale indicare in modo preciso nel NDA le informazioni che non devono essere divulgate, lo scopo per il quale vengono condivise tra le parti, la durata dell’accordo e la sanzione in caso di violazione (penale).

1. Funzione e scopo degli accordi di riservatezza(NDA)

L’accordo di riservatezza (non disclosure agreement – NDA) è un contratto con il quale una parte garantisce all’altra di non rivelare a terzi determinate informazioni riservate o confidenziali di cui giunga a conoscenza, in qualsiasi forma.

Generalmente un NDA viene stipulato durante le trattative per la conclusione dei contratti di trasferimento di tecnologia non brevettata o know how. Spesso infatti in tale fase l’impresa che intenda trasferire, a vario titolo, tecnologia o know-how a un’altra impresa divulga una serie di informazioni segrete, che non devono diventare di dominio pubblico.

Gli accordi di riservatezza non sono, peraltro, importanti solo nelle trattative per il trasferimento di know-how; esse sono consigliabili anche nel caso di trasferimento di tecnologie brevettate. Accade spesso, infatti, che le comunicazioni tra i contraenti nella fase negoziale riguardino informazioni riservate, non contenute nei documenti brevettuali.

Un NDA può inoltre essere utilizzato nelle attività di fundraising (ad esempio quando si incontrano investitori), quando si chiedono consulenze o altri generi di servizi (ad esempio bancari) per i quali è indispensabile fornire determinate informazioni, quando si lavora a progetti R&D insieme ad altre società, etc.

Un’impresa può trovarsi nelle condizioni di fornire a terzi proprie informazioni riservate per diversi motivi:

• ad un possibile cliente, per fargli comprendere il valore intrinseco di ciò che gli va ad offrire (ad esempio nel caso in cui si intenda proporre al cliente un prodotto nuovo, ancora non brevettato o non brevettabile e ci si voglia garantire che la controparte non se ne appropri in maniera illecita);
• ad un fornitore, per permettergli di presentare un’offerta o per eseguire la fornitura che gli è stata commissionata (si pensi al caso tipico di un contratto di subfornitura: il fornitore non può formulare la propria offerta ed il bene, o una parte di esso, non potrà essere prodotto senza conoscere dati che normalmente il potenziale acquirente non mette a disposizione di terzi);
• ad un consulente esterno, per permettergli di svolgere l’incarico conferitogli; etc.

In questa fase le parti non sono ancora legate da alcun contratto, e le sole obbligazioni a cui sono tenute sono quelle generali di correttezza e buona fede nelle trattative, sempre che si giunga ad un contratto definitivo. Nel caso in cui non si giungesse alla conclusione di un contratto, il titolare delle informazioni non solo non potrebbe tutelarsi in alcun modo, ma anzi si troverebbe nella spiacevole condizione di non avere nessun elemento probatorio che attesti tanto la titolarità delle informazioni quanto la loro rivelazione; con la conseguenza che un terzo potrebbe utilizzare liberamente i dati acquisiti nel corso delle trattative.

È evidente allora la necessità di tutelarsi adeguatamente, attraverso uno strumento autonomo, non legato alla conclusione del contratto finale e che contenga un esplicito riferimento alla quantità e qualità dei dati rivelati.

Tale strumento diviene poi indispensabile nel caso di contratti internazionali: senza un’esplicita previsione, ogni ordinamento coinvolto potrebbe infatti portare a conclusioni differenti quanto ad obblighi delle parti nel corso delle trattative, con il risultato di non poter essere sufficientemente tutelati.

Gli accordi di riservatezza garantiscono quindi che le informazioni, le idee o i dati rivelati da un’impresa a un’altra rimangano segrete e non vengano divulgate a terzi, secondo i termini e alle condizioni stabiliti negli accordi stessi.

In alcuni casi (ad esempio, con riferimento a servizi bancari o di consulenza), la segretezza delle informazioni scambiate tra le parti è garantita da norme di legge o da regole deontologiche. Tuttavia, anche in tali casi un NDA è utile per prevenire l’insorgere di problematiche derivanti dalla eventuale divulgazione non autorizzata di informazioni, nei confronti della quale potrebbe altrimenti riuscire difficile ottenere tutela, e per ottenere il risarcimento dei danni.

Se siete interessati a scaricare un modello di contratto non disclosure agreement (NDA) – versione in inglese, inviate una mail al seguente indirizzo: info@studio-pandolfini.it.

2. Caratteristiche e contenuto di un accordo di riservatezza(NDA)

In pratica, gli accordi di segretezza contengono alcuni elementi tipici:

• la titolarità delle informazioni che si vogliono condividere con il partner;
• l’elenco e la definizione delle informazioni oggetto di trasmissione e di impegno alla non divulgazione;
• lo scopo per il quale le informazioni riservate vengono condivide tra le parti;
• la validità temporale dell’obbligo di riservatezza;
• la determinazione di una sanzione, nel caso di violazione dell’accordo;
• l’individuazione del giudice competente e l’eventuale legge applicabile.

Oggetto della clausola di riservatezza sono le informazioni confidenziali, cioè quelle informazioni che hanno un valore economico, anche potenziale, e non possono essere divulgate a terzi (o non ancora) perché ciò cagionerebbe un danno per quel professionista o azienda titolare delle informazioni stesse.

Le informazioni oggetto di un NDA possono essere individuate in modo analitico (soluzione difficilmente attuabile nella pratica) o generico (ad esempio richiamando i dati per categoria). In ogni caso, è essenziale che nel testo dell’accordo vengano ben individuate le informazioni che si intendono trasmettere, in modo che, in caso di problemi, non possano sorgere contestazioni al riguardo.

Sempre in tale ottica, si può inserire un elenco delle informazioni che si ritengono essere già note al settore di riferimento o, al contrario, la precisazione che si considerano confidenziali le sole comunicazioni che recano una specifica menzione.

In alcuni casi, lo scambio di informazioni confidenziali è unilaterale, cioè è solo una parte (parte rivelante) che le condivide; in tal caso, è solo l’altra parte (parte ricevente) che si impegna a mantenere segrete tali informazioni. In altri casi, lo scambio di informazioni è bilaterale, in quanto entrambe le parti rivelano reciprocamente informazioni confidenziali e pertanto entrambe devono esprimere nell’accordo il proprio obbligo di non-disclosure.

Nella stipula di un contratto di riservatezza è inoltre importante indicare lo scopo per il quale le informazioni confidenziali vengono condivise tra le parti. Infatti, chi riceve le informazioni confidenziali le potrà usare solo per lo scopo indicato nell’accordo, e non per scopi diversi, a meno di autorizzazione scritta.

Lo scopo deve essere specifico, ma sufficientemente ampio da coprire interamente il rapporto tra le parti. Esso può essere ampliato – ma non limitato – successivamente, con un nuovo accordo tra le parti.

Normalmente, l’impegno di confidenzialità si estende anche a dipendenti o collaboratori della controparte, la quale dovrà garantire di adottare tutte le misure necessarie a tutelare il segreto.

Altro elemento che occorre indicare nel NDA è la durata dell’accordo di riservatezza: è importante che il contratto preveda un limite temporale o una condizione di validità legata a particolari eventi – come la sottoscrizione di un contratto definitivo (che dovrà contenere a sua volta un’autonoma clausola di riservatezza) o l’obsolescenza dell’informazione.

Una durata congrua di un NDA è generalmente di 3-5 anni, ma è possibile indicare anche una durata indeterminata, qualora si condividano determinate informazioni come ad esempio know-how non brevettabile, liste di clienti o informazioni personali. In ogni caso, è opportuno che l’obbligo di segretezza sia convenuto non solo per il periodo di durata del contratto, ma anche per un certo periodo successivo alla sua cessazione.

Nel caso di violazione dell’obbligo di riservatezza, è generalmente prevista una penale, che può essere fissata in un importo forfettario o in una somma determinata sulla base di vari meccanismi (ad esempio una percentuale del fatturato della controparte, un importo per la divulgazione di specifiche informazioni, etc.).

Oltre che come deterrente, la predisposizione di una penale è consigliabile anche per evitare gli inconvenienti derivanti dalla difficoltà di determinare l’importo dei danni causati dalla violazione dell’obbligo di segretezza; in questo modo infatti, in caso di inadempimento, il cessionario non sarà tenuto a dimostrare l’ammontare del danno subìto.

3. NDA standard o personalizzato?

È possibile trovare online numerosi modelli ed esempi di accordi di riservatezza; di qui la tentazione irresistibile di scaricarli, copiarli (magari modificando solo alcuni punti) ed utilizzarli. Ma è una tentazione da respingere con fermezza.

Un template standard, generalizzato, infatti, raramente (per non dire mai) è in grado di offrire una tutela adeguata. Un NDA efficace necessita di adeguata personalizzazione, cioè di essere redatto “su misura”, con clausole dettagliate per le esigenze specifiche di una data impresa per una data operazione.

L’NDA ha un ruolo strategico nel proteggere la diffusione di asset o know-how che rappresentano un valore economico significativo per il business, e necessita di essere predisposta con attenzione e scrupolo in relazione alle diverse situazioni e necessità aziendali. Solo così è in grado di assicurando una tutela adeguata e mirata delle informazioni riservate di un’impresa.

Ad esempio, spesso i modelli generali scaricabili da intente prevedono definizioni eccessivamente ampie o vaghe, che sono inutili o addirittura dannose, in quanto possono anche portare a incomprensioni e controversie. E’ invece importante identificare chiaramente le informazioni riservate che sono protette dall’accordo; in particolare, se si tratta di un segreto commerciale, è opportuno identificare le informazioni specifiche che vengono considerate segrete; se invece si tratta di dati dei clienti, è importante definire quali dati specifici sono considerati riservati.

Se siete interessati a scaricare un modello di contratto non disclosure agreement (NDA) – versione in inglese, inviate una mail al seguente indirizzo: info@studio-pandolfini.it.

Si evidenzia che il modello non è gratuito. Per informazioni sul costo, inviate una mail al seguente indirizzo: info@studio-pandolfini.it

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Avv. Valerio Pandolfini

Avvocato Contrattualistica d’Impresa 

 

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