Il recupero crediti aziendale: l’importanza dei tempi

Il recupero crediti è una problematica che riguarda tutte le aziende. Nonostante quanto talvolta si legge, in realtà non esistono formule magiche per evitare il sorgere di insoluti e/o recuperare un credito.
Vi sono tuttavia una serie di accorgimenti che tutte le imprese dovrebbero seguire per attuare un’efficace attività di recupero dei crediti.
Anzitutto, la regola numero 1 è:

tempestività nell’attivare la procedura di recupero crediti

E’ infatti statisticamente dimostrato che la probabilità di ottenere il soddisfacimento del credito è inversamente proporzionale ai tempi di reazione del creditore: tanto più si attende per attivarsi a fronte di un insoluto, tanto minori sono le probabilità di recuperare il credito.

Recuperare un credito è una corsa contro il tempo!

Tempestività nell’attivare la procedura di recupero crediti significa:

• inviare prima possibile la fattura al cliente (accertandosi, anche telefonicamente, che il cliente abbia ricevuto la fattura);
• inviare solleciti (telefonici e scritti) tempestivi al debitore.

Scaduta la fattura, pochi giorni dopo (1-3 gg.) è opportuno un primo sollecito telefonico (il cui esito dovrebbe essere condiviso con le funzioni aziendali competenti). La telefonata dovrebbe avere un tono:

• garbato, amichevole;
• non aggressivo e non minaccioso;
• disponibile all’ascolto del cliente;
• proattivo (improntato alla ricerca di soluzioni);
• chiaro, deciso e risoluto.

Parlare con i clienti (morosi) non è semplice; non può essere lasciato all’improvvisazione, ma implica la conoscenza di tecniche precise (soft skills), apprese mediante apposita formazione da parte del personale addetto.

Dopo il sollecito telefonico, occorre passare a quelli scritti, con tempi serrati:

• entro 7-10 gg. dalla scadenza di pagamento della fattura: primo sollecito (bonario);
• entro 5-7 gg. dalla scadenza assegnata con il primo sollecito: secondo sollecito (non bonario: minaccia di recupero credito tramite legale).

Scaduto il secondo sollecito senza esito, occorre affidare immediatamente la pratica al legale. Il legale dovrebbe quindi ricevere la pratica (e inviare la lettera di sollecito al debitore) non oltre 1 mese dalla scadenza della fattura.

Attenzione: occorre inviare solleciti tempestivi a tutti i clienti, indipendentemente da:

• ammontare del credito (quindi anche micro crediti);
• grado di fidelizzazione, anzianità, conoscenza del cliente.

Non sollecitare, o sollecitare in modo troppo «soft» i clienti “storici”, è un errore: statisticamente, le brutte sorprese arrivano proprio da tali clienti, nei cui confronti l’impresa abbassa il livello di guardia e attenzione. Sollecitare un cliente non significa perdere il rapporto commerciale, se si adottano opportune cautele (es. avvertirlo prima telefonicamente). Sollecitare sempre tutti i crediti ha un effetto moralizzatore e persuasivo nei confronti dei clienti.

Tutti i clienti dovrebbero percepire il seguente messaggio:

«agiremo sempre, comunque e nei confronti di chiunque a tutela dei nostri crediti»

E se il debitore (ricevuto il sollecito) chiede una riduzione del credito e/o un pagamento rateale?

La richiesta del debitore deve essere tendenzialmente valutata in modo positivo, in quanto un recupero del credito in via bonaria (stragiudiziale), ancorché ridotto o dilazionato, consente di ottenere un risultato positivo in breve tempo e senza le incognite, i costi e i tempi di un recupero giudiziale (su questi aspetti ci soffermeremo in un prossimo articolo).

Dunque, porte aperte a un accordo con il debitore per il recupero del credito a saldo e stralcio e/o rateale, purché:

• l’ammontare della riduzione e/o delle rate sia stabilito in modo congruo, in relazione all’ammontare del credito e alla situazione finanziaria del debitore;
• sia sempre coinvolto il legale dell’impresa, sia nella valutazione e redazione dell’accordo con il debitore che nella redazione dell’accordo (che quindi deve essere sempre scritto).

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Avv. Valerio Pandolfini
Avvocato Recupero Crediti

 

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