Come ridurre i rischi di mancato pagamento con la contrattualistica adeguata e le opportune misure organizzative interne all’azienda

I crediti  insoluti rappresentano per tutte  le aziende un serio problema; la crisi economica innescata dalla pandemia Covid-19 ha fatto aumentare esponenzialmente il numero dei debitori in difficoltà nel pagamento delle somme dovute alle scadenze pattuite, rendendo ancora più grave questo problema per tutte le aziende. Ogni impresa può (ed anzi deve) limitare il sorgere di crediti insoluti, adottando alcune cautele ed accorgimenti tali da ridurli entro un limite fisiologico, o comunque accettabile. E’ di essenziale importanza perle imprese utilizzare moduli contrattuali scritti ed efficaci, e una opportuna procedura aziendale interna sul recupero crediti.

1. Limitare  crediti insoluti: un obiettivo possibile e doveroso per le aziende

I crediti insoluti rappresentano per tutte le aziende un serio problema: la crisi economica innescata dalla pandemia Covid-19 ha fatto aumentare esponenzialmente il numero dei debitori in difficoltà nel pagamento delle somme dovute alle scadenze pattuite, rendendo ancora più grave questo problema per tutte le aziende.

Non esiste( purtroppo) una formula magica in grado di far si che tutti i crediti vantati da un’impresa siano regolarmente incassati; ogni azienda si trova inevitabilmente a fronteggiare, ogni anno, una certa quota di clienti che, per diversi motivi, non pagano regolarmente alla scadenza. In questo senso, è possibile affermare che i crediti insoliti sono una componente inevitabile dell’attività d’impresa.

Ma come tutti gli aspetti problematici, anche il recupero crediti deve essere affrontato dalle aziende seriamente e con il giusto approccio. Ogni impresa può( ed anzi deve) limitare il sorgere di crediti insoluti, adottando alcune cautele ed accorgimenti tali da ricondurli entro un limite fisiologico, o comunque accettabile, proseguendo cosi nella propria attività d’impresa e raggiungendo i risultati previsti o comunque auspicati.

2. L’importanza di un contratto scritto

Come in ogni ambito di attività, i risultati si conseguono pianificando e realizzando fin dall’inizio le azioni più opportune. Anche per ottimizzare la gestione dei crediti insoluti è comunque importante impostare i rapporti con i clienti partendo da una base il più possibile solida. Ciò è possibile ottimizzando i moduli contrattuali utilizzati dall’impresa per svolgere la propria attività.

I crediti di un’impresa derivano infatti dai contratti che l’impresa stessa conclude ed esegue con i propri clienti. E’ dunque i contratti utilizzati da un’azienda per la propria attività devono essere curati con molta attenzione, in modo da riuscire a prevenire fin dall’inizio il più possibile il verificarsi di insoluti su crediti, come pure, più in generale, per prevenire il sorgere di situazioni di responsabilità o di illeciti che possano esporla a sanzioni.

Ma come le imprese possono impostare in modo corretto la propria modulistica contrattuale, per ottenere tale obiettivo?

In primo luogo, è essenziale per ogni impresa utilizzare sempre moduli scritti per regolare i rapporti commerciali. Purtroppo, questo non accade sempre; molti rapporti con i clienti nascono e vengono eseguiti senza un contratto scritto; ad esempio, solo verbalmente (magari sulla base di un semplice ordine telefonico) o inviando al cliente una semplice fattura (su questo torneremo di seguito) o inviando un modulo d’ordine senza accertarsi e verificare che sia stato effettivamente sottoscritto dal cliente.

Questo modo di operare è del tutto sconsigliabile, in quanto fonte di numerosi problemi per le aziende. Infatti, un contratto verbale provoca due principali inconvenienti:

• non consente di dimostrare da dove è sorto, quando è sorto e qual è l’ammontare del credito (non essendovi un contratto scritto, e quindi rende difficile, se non addirittura impossibile, procedere al recupero del credito;
• non consente di regolamentare il rapporto commerciale in modo ottimale( dato che non vi è un contratto scritto con le opportune clausole), e dunque non permette di realizzare lo scopo di prevenire l’insorgere di insoluti ( oltre che, più in generale, di regolamentare l’attività in modo valido ed efficace).

Occorre evidenziare che, contrariamente a quanto spesso si ritiene, la fattura non è né un contratto (cioè non è un accordo tra le parti, che consenta di regolamentare il rapporto commerciale) né un documento che contenga la prova del credito, ma un documento valido solo ai fini fiscali, che può, al più, costituire un mero indizio della stipulazione del contratto e dell’esecuzione della prestazione indicata in fattura.

E’ vero infatti che le fatture possono costituire prova del credito (avente ad oggetto il pagamento del prezzo di beni oggetto di compravendita) per l’emissione di un decreto ingiuntivo; ma se il debitore contesta il debito proponendo opposizione al decreto ingiuntivo, le fatture nel giudizio di opposizione  non costituiscono prova del credito, che dovrà essere dimostrato con gli ordinari mezzi di prova. Di conseguenza, se il creditore non riesce a fornire una prova del credito vantato, il credito non verrà recuperato (ed anzi il creditore perderà anche le spese legali).

Dunque, un’azienda deve sempre utilizzare un contratto scritto (o più contratti) per regolamentare la propria attività, intendendosi per tale un documento in cui siano presenti, anche eventualmente in modo separato, le sottoscrizioni di entrambe le parti contraenti. Può quindi essere utilizzato:

• un vero e proprio modulo contrattuale (o più opportunamente, delle condizioni generali di contratto, in modo da regolamentare in via generale tutti i rapporti con i clienti), sottoscritto anche dal cliente;
• un modulo d’ordine sottoscritto dal cliente, con successiva conferma d’ordine dell’azienda; in questo caso, l’ordine del cliente dovrà contenere tutte le opportune clausole per regolamentare il rapporto (tali clausole non potranno infatti essere contenute solo nella conferma d’ordine dell’azienda, altrimenti non saranno accettate dal cliente e quindi non vincolanti).

La firma del cliente dovrebbe essere autografa, apposta sul documento contrattuale ed  eventualmente inviata via mail o via fax. Tuttavia può essere sufficiente anche un ordine inviato via e–mail; in tal caso, a seconda del mezzo utilizzato, si potrà avere:

• una firma totalmente equiparata alla firma autografa, qualora venga utilizzata una firma elettronica cd. avanzata, qualificata o digitale;
• una firma liberamente valutabile dal giudice, qualora venga utilizzata una firma elettronica cd. semplice.

3. Come ottimizzare la contrattualistica interna

Dunque, come si è visto è necessario che un’azienda utilizzi contratti scritti per regolamentare la propria attività. Ma non tutti i contratti utilizzati dalle imprese sono redatti in modo da venire effettivamente incontro alle loro esigenze e, per quel che qui ci interessa, in modo da prevenire l’insorgere di un credito insoluto.

In effetti, un modulo contrattuale (da un semplice ordine o conferma d’ordine fino a delle vere e proprie condizioni generali di contratto) dovrebbe essere predisposto da un’azienda seguendo alcune semplici ma fondamentali regole:

• deve essere scritto in modo chiaro, evitando frasi o espressioni ambigue sulle quali i futuri debitori potrebbero speculare in modo pretestuoso, al solo fine di ostacolare la riscossione del credito;
• deve essere completo, cioè regolamentare tutti gli aspetti essenziali dei rapporti commerciali di volta in volta posti in essere, in tal modo evitando speculazioni da parte dei debitori;
• deve essere giuridicamente valido, cioè conforme alle normative (generali e di settore) di volta in volta applicabili, in tal modo evitando che i debitori possano evitare il pagamento adducendo l’invalidità del contratto;
• deve essere pienamente tutelante, cioè essere redatto in modo da venire incontro quanto più possibile alle esigenze delle imprese (in particolare, per ciò che ci interessa, ottenere il massimo possibile soddisfacimento dei crediti).

Quest’ultimo profilo è molto importante. Spesso le aziende utilizzano contratti che, per varie ragioni, non sono efficaci e quindi non sono utili per tutelare gli interessi aziendali. Ciò deriva in particolare dal fatto che le aziende utilizzano moduli predisposti senza che sia stata fatta un’analisi della specifica attività aziendale e delle specifiche caratteristiche del business, magari scaricandoli da internet o copiandoli maldestramente da altri moduli utilizzati da altre aziende.

Niente di più sbagliato. Ogni azienda, in rapporto alle proprie caratteristiche, alla propria struttura, alla propria clientela, alla propria attività etc. deve utilizzare un modulo contrattuale specificamente ed appositamente studiato e redatto per l’esigenza di quella singola azienda. Ed è qui che emerge il ruolo del consulente legale aziendale, che deve essere coinvolto dall’azienda in modo da essere a messo a conoscenza delle dinamiche aziendali e deve dare il proprio contributo professionale finalizzato alla redazione di contratti realmente efficaci per l’azienda.

Proprio perché i contratti aziendali devono essere come un abito su misura, è impossibile elencare in generale quali clausole dovrebbero contenere. Si può tuttavia affermare che alcune clausole non dovrebbero mai mancare in un contratto aziendale, quali ad esempio:

• una clausola di riserva della proprietà;
• una idonea garanzia (ad es. una fidejussione);
• una clausola risolutiva espressa;
• una clausola di limitazione della responsabilità;
• una caparra confirmatoria;
• una clausola sulla legge applicabile e sul foro competente.

L’inserimento di queste e di altre clausole nel modulo contrattuale aziendale deve essere attentamente valutato dal legale di fiducia dell’azienda, in rapporto al tipo di attività svolta dall’impresa, al modo in cui l’attività viene svolta (cioè dall’organizzazione e dalla struttura aziendale) e alla tipologia di clienti dell’impresa stessa (imprese o consumatori, soggetti nazionali o esteri, etc.).

4.Prevenire gli insoluti con un’opportuna procedura aziendale interna

Una delle misure che le imprese possono, ed anzi, dovrebbero adottare per limitare il sorgere dei crediti insoluti e rendere più efficace gestire al meglio la credit collection, è l’adozione di una efficace procedura interna sulla gestione dei crediti.

Ogni attività d’impresa, in qualsiasi settore e a qualsiasi livello dimensionale, non può infatti essere lasciata all’improvvisazione; al contrario, essa necessita di adeguata pianificazione e organizzazione, dunque necessita di procedure.

Le procedure interne aziendali sono appunto delle regole interne, di principi che un’azienda spontaneamente adotta, in base alla propria organizzazione, al proprio settore di business e alle proprie esigenze, per disciplinare in modo ottimale alcuni ambiti della propria attività. All’interno delle policies aziendali, un ruolo di primaria importanza è appunto costituito dalla procedura relativa ai crediti.

Non vi sono regole generali per la redazione di una procedura interna sui crediti; ogni impresa dovrebbe predisporne una ad hoc, in rapporto alla propria attività, struttura, strategia commerciale/finanziaria, e alle proprie specifiche esigenze.

In generale, la policy interna sul recupero dei creditizi aziendali contiene le linee guida che regolamentano il rapporto con i clienti sotto il profilo finanziario e la definizione delle competenze e operatività delle funzioni aziendali coinvolta nel processo, finalizzate a prevenire il formarsi di situazione di sofferenza a ad assicurare la migliore gestione del credito.

Ad esempio, una procedura crediti aziendale dovrebbe prevedere:

• sistemi automatizzati che consentano l’acquisizione di informazioni preventive commerciali/finanziarie sui clienti, complete, tempestive ed aggiornate;
• sistemi operativi che consentano l’analisi del rischio finanziario preventivo(per i clienti nuovi) e periodico (per i clienti in essere);
• un sistema automatico di monitoraggio dei limiti di fido concessi ai clienti;
• un sistema automatico di monitoraggio dello stato di salute finanziaria dei clienti e delle varie scadenze di pagamento, collegato a idonei sistemi di «alert»;
• un sistema di blocco automatico degli ordini dei clienti in caso di esposizione superiore al valore del fido assegnato e/o di crediti scaduti oltre un certo limite temporale;
• un sistema di solleciti ai clienti, scadenzati in modo preciso ed automatico;
• un sistema di archivio e conservazione di tutta la documentazione relativa a ordini, clienti etc.

Un aspetto di particolare importanza che dovrebbe essere contenuto nella procedura aziendale interna sui crediti è quello delle informazioni sui clienti. E’ essenziale per ogni impresa acquisire, conservare, aggiornare e monitorare quante più informazioni  possibili sui propri clienti. Quindi:

• informazioni sulla salute finanziaria;
• informazioni sul loro business;
• informazioni sui loro clienti/committenti/banche.

La procedura interna dovrebbe quindi elencare tutte le informazioni che devono essere acquisite, conservate ed aggiornate, precisando anche le fonti dalle quali tali informazioni devono essere reperite (database informatici, informative da parte di società specializzate, feedback spontanei del cliente, etc.).

L’adozione ed efficace attuazione di una procedura interna per la gestione dei crediti costituisce la premessa non soltanto per ridurre il più possibile il sorgere di crediti insoluti, ma anche per rendere più efficace la futura eventuale azione di recupero, affidata al legale d’impresa.

Se infatti l’impresa è in grado di fornire al legale incaricato del recupero, in modo puntuale e tempestivo la documentazione completa inerente il credito (contratto, fatture, corrispondenza, solleciti etc.) il legale sarà notevolmente avvantaggiato nella propria attività di recupero dei crediti, che sarà più efficace e fruttuosa.

Non è un caso che le aziende che hanno implementato alo loro interno una procedura idonea sulla gestione dei crediti hanno, statisticamente, una probabilità maggiore di circa il 30% di recuperare effettivamente i crediti, rispetto alle aziende che ne sono prive.

Su questo argomento si terrà un Legal Talk gratuito martedì 11 gennaio 2022, alle 14.30. clicca qui per partecipare.

 

Avv. Valerio Pandolfini
Avvocato Recupero Crediti

 

Per altri articoli di approfondimento su tematiche attinenti il diritto d’impresa: visitate il nostro  blog.

 

---

 

Le informazioni contenute nel presente articolo hanno carattere generale e non sono da considerarsi un esame esaustivo né intendono esprimere un parere o fornire una consulenza di natura legale. Le considerazioni e opinioni riportate nell’articolo non prescindono dalla necessità di ottenere pareri specifici con riguardo alle singole fattispecie. Di conseguenza, il presente articolo non costituisce un (né può essere altrimenti interpretato quale) parere legale, né può in alcun modo considerarsi come sostitutivo di una consulenza legale specifica.