Le procedure aziendali interne per il recupero dei crediti
Completiamo al nostra breve disamina delle procedure aziendali interne soffermandoci su un altro ambito, spesso trascurato o addirittura ignorato, in cui le procedure interne sono importanza per l’azienda: il recupero dei crediti aziendali.
I crediti insoluti rappresentano per tutte le imprese, e in particolare per le PMI, un serio problema, che deve essere affrontato con il giusto approccio. Non esiste (purtroppo) una formula magica in grado di far sì che tutti i crediti vantati da un’impresa vengano da questa incassati; i crediti insoluti sono una componente inevitabile dell’attività d’impresa.
Ogni impresa può tuttavia limitare il sorgere di crediti insoluti, adottando alcune cautele ed accorgimenti tali da ridurli entro un limite fisiologico, o comunque accettabile, proseguendo così nella propria attività d’impresa e raggiungendo i risultati previsti o comunque auspicati.
Una delle misure che le imprese possono, ed anzi, dovrebbero adottare per limitare il sorgere dei crediti insoluti e rendere più efficace gestire al meglio la credit collection, è una efficace procedura interna sulla gestione dei crediti.
Non vi sono regole generali per la redazione di una procedura interna sui crediti; ogni impresa dovrà predisporne una ad hoc, in rapporto alla propria attività, struttura, strategia commerciale/finanziaria, specifiche esigenze.
In generale, la policy interna sul recupero dei creditizi aziendali contiene le linee guida che regolamentano il rapporto con i clienti sotto il profilo finanziario e la definizione delle competenze e operatività delle funzioni aziendali coinvolta nel processo, finalizzate a prevenire il formarsi di situazione di sofferenza a ad assicurare la migliore gestione del credito.
Ciò premesso, una procedura crediti aziendale dovrebbe prevedere, ad esempio:
- sistemi automatizzati che consentano l’acquisizione di informazioni preventive commerciali/finanziarie sui clienti, complete, tempestive ed aggiornate;
- sistemi operativi che consentano l’analisi del rischio finanziario preventivo (per i clienti nuovi) e periodico (per i clienti in essere);
- un sistema automatico di monitoraggio dei limiti di fido concessi ai clienti;
- un sistema automatico di monitoraggio dello stato di salute finanziaria dei clienti e delle varie scadenze di pagamento, collegato a idonei sistemi di «alert»;
- un sistema di blocco automatico degli ordini dei clienti in caso di esposizione superiore al valore del fido assegnato e/o di crediti scaduti oltre un certo limite temporale;
- un sistema di solleciti ai clienti, scadenzati in modo preciso ed automatico;
- un sistema di archivio e conservazione di tutta la documentazione relativa a ordini, clienti etc.
L’adozione ed efficace attuazione di una procedura interna per la gestione dei crediti costituisce la premessa non soltanto per ridurre il più possibile il sorgere di crediti insoluti, ma anche per rendere più efficace la futura eventuale azione di recupero, affidata al legale.
Le aziende che hanno implementato alo loro interno una procedura idonea sulla gestione dei crediti hanno una probabilità maggiore di circa il 30% di recuperare effettivamente i crediti, rispetto alle aziende che ne sono prive.
Ad esempio, se l’impresa è in grado di fornire al legale incaricato del recupero, in modo puntuale e tempestivo la documentazione completa inerente il credito (contratto, fatture, corrispondenza, solleciti etc.) il legale sarà notevolmente avvantaggiato nella propria attività di recupero dei crediti, che sarà più efficace e fruttuosa.
Sul tema, già pubblicati: Le procedure aziendali: cosa sono, cosa servono, come utilizzarle? ; Le procedure aziendali interne in ambito lavoro e dipendenti .
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Avv. Valerio Pandolfini
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