Gli accordi di segretezza: cosa sono e a cosa servono

Gli  accordi di segretezza solitamente viene stipulato durante le trattative per la conclusione dei contratti di trasferimento di tecnologia non brevettata o know how. Spesso infatti in tale fase l’impresa che intenda trasferire, a vario titolo, tecnologia o know-how a un’altra impresa divulga una serie di informazioni segrete, che non devono diventare di dominio pubblico.

Gli accordi di segretezza non sono, peraltro, importanti solo nelle trattative per il trasferimento di know-how; esse sono consigliabili anche nel caso di trasferimento di tecnologie brevettate. Accade spesso, infatti, che le comunicazioni tra i contraenti nella fase negoziale riguardino informazioni riservate, non contenute nei documenti brevettuali.

Gli accordi di segretezza garantiscono che le informazioni, le idee o i dati rivelati da un’impresa a un’altra rimangano segrete secondo quanto stabilisce il contratto, e quindi non possano essere divulgati a terzi.

1. Gli accordi di segretezza: i motivi per cui le informazioni sono riservate

Un’impresa può trovarsi nelle condizioni di fornire a terzi proprie informazioni riservate per diversi motivi:

•  ad un possibile cliente, per fargli capire il valore intrinseco di ciò che gli va ad offrire (ad esempio nel caso in cui si intenda proporre al cliente un prodotto nuovo, ancora non brevettato o non brevettabile e ci si voglia garantire che la controparte non se ne appropri in maniera illecita);
• ad un fornitore, per permettergli di presentare un’offerta o per eseguire la fornitura che gli è stata commissionata (si pensi al caso tipico di un contratto di subfornitura: il fornitore non può formulare la propria offerta ed il bene, o una parte di esso, non potrà essere prodotto senza conoscere dati che normalmente il potenziale acquirente non mette a disposizione di terzi);
• ad un consulente esterno, per permettergli di svolgere l’incarico conferitogli; etc.

In questa fase le parti non sono ancora legate da alcun contratto, e le sole obbligazioni a cui sono tenute sono quelle generali di correttezza e buona fede nelle trattative, sempre che si giunga ad un contratto definitivo. Nel caso in cui non si giungesse alla conclusione di un contratto, il titolare delle informazioni non solo non potrebbe tutelarsi in alcun modo, ma anzi si troverebbe nella spiacevole condizione di non avere nessun elemento probatorio che attesti tanto la titolarità delle informazioni quanto la loro rivelazione; con la conseguenza che un terzo potrebbe utilizzare liberamente i dati acquisiti nel corso delle trattative.

È evidente allora la necessità di tutelarsi adeguatamente, attraverso uno strumento autonomo, non legato alla conclusione del contratto finale e che contenga un esplicito riferimento alla quantità e qualità dei dati rivelati.

Tale strumento diviene addirittura indispensabile se si pensa ai contratti internazionali: senza un’esplicita previsione, ogni ordinamento coinvolto potrebbe infatti portare a conclusioni differenti quanto ad obblighi delle parti nel corso delle trattative, con il risultato di non poter essere sufficientemente tutelati.

2. Gli accordi di segretezza: elementi tipici

In pratica, gli accordi di segretezza contengono alcuni elementi tipici:

•  la titolarità delle informazione che si vogliono condividere con il terzo;
•  l’elenco e la definizione delle informazioni oggetto di trasmissione e di impegno alla non divulgazione;
•  la validità temporale dell’impegno;
• la determinazione di una sanzione, nel caso di violazione dell’accordo;
•  l’individuazione del giudice competente e l’eventuale legge applicabile.

L’elenco e la definizione delle informazioni può essere analitico (soluzione difficilmente attuabile nella pratica) o generico (ad esempio si possono richiamare i dati per categoria). L’importante è che siano ben individuate le informazioni che si intendono trasmettere, in modo che, in caso di problemi, non possano sorgere contestazioni al riguardo.

La concreta individuazione di ciò che può considerarsi un’informazione confidenziale può diventare infatti un problema, in quanto le parti potrebbero avere opinioni opposte al riguardo: di qui l’importanza che vengano definite le categorie di dati da considerarsi non divulgabili.

Sempre in tale ottica, si può inserire, ad esempio, un elenco delle informazioni che si ritengono essere già note al settore di riferimento o, al contrario, la precisazione che si considerano confidenziali le sole comunicazioni che recano una specifica menzione.

Normalmente, l’impegno di confidenzialità si estende anche a dipendenti o collaboratori della controparte, che dovrà garantire di adottare tutte le misure necessarie a tutelare il segreto.

Altro elemento di cui tener conto è la durata dell’accordo: è importante che il contratto preveda un limite temporale o una condizione di validità legata a particolari eventi – come la sottoscrizione di un contratto definitivo (che dovrà contenere a sua volta un’autonoma clausola di riservatezza) o l’obsolescenza dell’informazione. Per non vanificare l’efficacia del segreto è opportuno che l’obbligo di segretezza sia convenuto non solo per il periodo di durata del contratto, ma anche per il periodo successivo alla sua cessazione.

E’ dubbia, però, la validità di accordi che impongano sine die al licenziatario un obbligo di segretezza; pertanto, per essi dovrebbe essere previsto un limite temporale accettabile.

Nel caso di violazione dell’obbligo di riservatezza, è generalmente prevista una penale, che può essere fissata in un importo forfettario o in una somma legata a vari meccanismi (fatturato della controparte, somma per ogni violazione etc.). Oltre che come deterrente, la predisposizione di una penale è consigliabile anche per evitare gli inconvenienti derivanti dalla difficoltà di determinare l’importo dei danni causati dalla violazione dell’obbligo di segretezza; in questo modo infatti, in caso di inadempimento, il cessionario non sarà tenuto a dimostrare l’ammontare del danno subìto.

Sul tema della tutela del know-how potrebbe interessare il seguente articolo già pubblicato: Il know-how aziendale: in che cosa consiste e come si tutela .

 

Avv. Valerio Pandolfini

Avvocato Contrattualistica d’Impresa

 

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