Le procedure aziendali: cosa sono, cosa servono, come utilizzarle?

Ogni attività d’impresa, in qualsiasi settore e a qualsiasi livello dimensionale, non può essere lasciata all’improvvisazione; al contrario, essa necessita di adeguata pianificazione e organizzazione, dunque necessita di procedure aziendali.

Un’attività imprenditoriale necessita infatti di adeguata programmazione: occorre sempre stabilire, all’interno di ogni impresa – quali ne siano le dimensioni – chi fa cosa e come lo debba fare.

Ciò non significa irrigidire l’impresa in modo burocratico, ma semplicemente che occorre decidere a monte come operare a valle, in modo da garantire un esercizio responsabile dell’impresa, evitando il più possibile rischi che possono minarne la sostenibilità o perfino la sua stessa esistenza.

L’importanza delle procedure aziendali interne è da tempo riconosciuta non solo dalle scienze aziendalistiche, ma anche (e soprattutto) a livello giuridico.

Basti pensare che l’art. 2086 del Codice civile, recentemente modificato dal nuovo Codice dell’Insolvenza, prevede espressamente in capo a tutti gli imprenditori l’obbligo di istituire assetti adeguati dell’impresa, ovvero regole organizzative interne, anche (ma non solo) al fine di rilevare precocemente eventuali situazioni di crisi.

Ma cosa sono le procedure aziendali interne?

Si tratta essenzialmente di una serie di regole interne, di principi di comportamento – denominate variamente anche “protocolli”, “regolamenti”, “policies” etc. – che ogni azienda (e quindi anche le PMI) spontaneamente adotta, in base alla propria organizzazione, al proprio settore di business e alle proprie esigenze, per disciplinare in modo ottimale alcuni ambiti della propria attività.

Tali regole interne, si badi bene, non sono sempre previste o imposte dalla legge; non si tratta cioè di quelle procedure che le varie normative, generali e di settore, obbligatoriamente devono essere implementate dalle aziende per conformarsi a obblighi di legge (come accade, ad esempio, per la sicurezza del lavoro, la privacy etc.), le quali rientrano nel campo della c.d. compliance.

Si tratta invece di alcune regole che l’azienda decide spontaneamente (cioè senza obbligo di legge) di adottare al suo interno, per disciplinare meglio la propria attività e che servono non soltanto per renderla più efficiente dal punto di vista economico-aziendale, ma anche per tutelarla meglio dal punto di vista legale.

Superfluo sottolineare che tali procedure aziendali devono essere:

•  scritte, in modo chiaro ed esaustivo, in idonei documenti;
• comunicate efficacemente e periodicamente a tutto il personale (tramite circolari, clausole contrattuali, riunioni formative etc.).

E’ inoltre opportuno verificare periodicamente la conoscenza di tali procedure aziendali da parte del personale, ad es. attraverso appositi test.

Molteplici sono i settori interni all’azienda in cui le procedure sono utili; tali settori variano a seconda del settore in cui l’azienda opera, delle sue dimensioni e del modo in cui è organizzata.

Nei prossimi articoli ne esamineremo sinteticamente alcuni, a partire dall’area dei rapporti di lavoro.

Avv. Valerio Pandolfini

 

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