Le procedure aziendali interne in ambito lavoro e dipendenti

Come abbiamo visto nel precedente articolo [leggi], le procedure aziendali interne rivestono grande importanza per ogni impresa, in quanto consentono di programmare e organizzare meglio la propria attività, rendendola più efficace ed evitando rischi, anche di tipo legale.

Uno dei settori in cui è opportuno dotarsi di procedure aziendali interne è sicuramente quello del lavoro. Ogni azienda, che non sia di dimensioni minime e che abbia al proprio interno dei lavoratori, subordinati o meno, dovrebbe adottare una serie di principi per regolamentare i comportamenti che i propri dipendenti e collaboratori devono tenere e quelli che invece sono vietati.

L’obiettivo delle procedure aziendali interne in questo ambito è quello – non già di sorvegliare in modo maniacale o censurare i dipendenti, ma – di migliorare la cooperazione e la sicurezza all’interno dell’azienda, prevenire i motivi di conflitto e tutelare il patrimonio aziendale, nel rispetto naturalmente di tutte le normative vigenti in materia di lavoro.

E’ infatti fondamentale per l’imprenditore stabilire forme e modalità di controllo circa l’uso da parte dei lavoratori delle dotazioni e dei beni aziendali, per verificarne costantemente il corretto funzionamento e per evitarne un uso improprio, che può’ essere fonte di danni anche gravi per l’azienda.

Ad esempio, mediante tali procedure è possibile (ed anzi opportuno) regolamentare:
• i comportamenti che i lavoratori devono tenere in ingresso e in uscita dall’azienda (ad es. circa l’orario di lavoro, il cambio di indumenti, le timbrature etc.);
• come devono essere eseguite determinate mansioni (con quali mezzi, accorgimenti, specifiche etc.);
• come devono essere utilizzati determinati materiali e beni aziendali (per garantire sicurezza, efficienza ed evitare sprechi);
• come e in quali termini devono essere comunicati ritardi, assenze, permessi, ferie, pause etc.

In particolare, è fondamentale per l’azienda disciplinare attentamente l’utilizzo della tecnologia da parte dei dipendenti e collaboratori. Può infatti essere sufficiente l’apertura di un sito, di una e-mail sbagliata o l’inserimento di una chiavetta nel pc per compromettere l’intera operatività dell’azienda; e qualora venga causato un danno all’azienda, di tale danno non potrà essere chiamato a rispondere il lavoratore, se lo stesso non sia stato prima istruito debitamente e avvertito mediante una opportuna policy interna da seguire.

E’ quindi opportuno prevedere nel regolamento interno aziendale, ad esempio:
• come devono essere utilizzate le dotazioni tecnologiche aziendali (pc, smartphone, software etc.) al fine di evitarne un uso improprio e quindi i conseguenti danni per l’azienda;
• come e in quali termini è possibile utilizzare la posta elettronica aziendale e internet (se e come può essere utilizzata l’e-mail aziendale per scopi personali, se come e quando è possibile accedere ai social network, se e quali software possono essere scaricati dal web, come comportarsi in caso di anomalie e guasti informatici, etc.).

Avv. Valerio Pandolfini