Le procedure aziendali interne in ambito lavoro e dipendenti
Come abbiamo visto nel precedente articolo [leggi], le procedure aziendali interne rivestono grande importanza per ogni impresa, in quanto consentono di programmare e organizzare meglio la propria attività, rendendola più efficace ed evitando rischi, anche di tipo legale.
Uno dei settori in cui è opportuno dotarsi di procedure aziendali interne è sicuramente quello del lavoro. Ogni azienda, che non sia di dimensioni minime e che abbia al proprio interno dei lavoratori, subordinati o meno, dovrebbe adottare una serie di principi per regolamentare i comportamenti che i propri dipendenti e collaboratori devono tenere e quelli che invece sono vietati.
L’obiettivo delle procedure aziendali interne in questo ambito è quello – non già di sorvegliare in modo maniacale o censurare i dipendenti, ma – di migliorare la cooperazione e la sicurezza all’interno dell’azienda, prevenire i motivi di conflitto e tutelare il patrimonio aziendale, nel rispetto naturalmente di tutte le normative vigenti in materia di lavoro.
E’ infatti fondamentale per l’imprenditore stabilire forme e modalità di controllo circa l’uso da parte dei lavoratori delle dotazioni e dei beni aziendali, per verificarne costantemente il corretto funzionamento e per evitarne un uso improprio, che può’ essere fonte di danni anche gravi per l’azienda.
- Ad esempio, mediante tali procedure è possibile (ed anzi opportuno) regolamentare:
i comportamenti che i lavoratori devono tenere in ingresso e in uscita dall’azienda (ad es. circa l’orario di lavoro, il cambio di indumenti, le timbrature etc.); - come devono essere eseguite determinate mansioni (con quali mezzi, accorgimenti, specifiche etc.);
- come devono essere utilizzati determinati materiali e beni aziendali (per garantire sicurezza, efficienza ed evitare sprechi);
- come e in quali termini devono essere comunicati ritardi, assenze, permessi, ferie, pause etc.
In particolare, è fondamentale per l’azienda disciplinare attentamente l’utilizzo della tecnologia da parte dei dipendenti e collaboratori. Può infatti essere sufficiente l’apertura di un sito, di una e-mail sbagliata o l’inserimento di una chiavetta nel pc per compromettere l’intera operatività dell’azienda; e qualora venga causato un danno all’azienda, di tale danno non potrà essere chiamato a rispondere il lavoratore, se lo stesso non sia stato prima istruito debitamente e avvertito mediante una opportuna policy interna da seguire.
E’ quindi opportuno prevedere nel regolamento interno aziendale, ad esempio:
- come devono essere utilizzate le dotazioni tecnologiche aziendali (pc, smartphone, software etc.) al fine di evitarne un uso improprio e quindi i conseguenti danni per l’azienda;
- come e in quali termini è possibile utilizzare la posta elettronica aziendale e internet (se e come può essere utilizzata l’e-mail aziendale per scopi personali, se come e quando è possibile accedere ai social network, se e quali software possono essere scaricati dal web, come comportarsi in caso di anomalie e guasti informatici, etc.).
Avv. Valerio Pandolfini
Avvocato Contrattualistica d’impresa
Per altri articoli di approfondimento su tematiche attinenti il diritto d’impresa: visitate il nostro blog.
Le informazioni contenute nel presente articolo hanno carattere generale e non sono da considerarsi un esame esaustivo né intendono esprimere un parere o fornire una consulenza di natura legale. Le considerazioni e opinioni di seguito riportate non prescindono dalla necessità di ottenere pareri specifici con riguardo alle singole fattispecie descritte. Di conseguenza, il presente articolo non costituisce un(né può essere altrimenti interpretato quale) parere legale, né può in alcun modo considerarsi come sostitutivo di una consulenza legale specifica.
