Il recupero dei crediti aziendali: come assicurare il miglior risultato con il minor costo possibile

È di fondamentale importanza per le imprese, di qualunque dimensione e settore, recuperare i crediti in modo efficace, ottenendo cioè il maggior risultato possibile con il minor costo possibile. Per ottenere tale risultato, occorre adottare una precisa strategia. In primo luogo, occorre attivarsi tempestivamente; la probabilità di ottenere il soddisfacimento del credito è inversamente proporzionale ai tempi di reazione del creditore. In secondo luogo, è opportuno che la documentazione inerente il credito sia completa, con particolare riguardo al contratto da cui il credito sorge. In terzo luogo, è importante svolgere,  prima di intraprendere l’azione legale di recupero del credito, un‘analisi circa l’effettivo grado di solvibilità del debitore, in modo da valutare le probabilità di recupero del credito e quindi i possibili benefici di un’azione legale di recupero, in rapporto ai costi legali che essa comporta. Infine, è essenziale selezionare accuratamente lo studio legale cui affidare il recupero dei crediti aziendali, in base ad alcuni precisi criteri, finalizzati a valutarne l’efficienza e la politica tariffaria.

1. Recupero dei crediti aziendali: ottenere il maggior risultato possibile al minor costo possibile

Il recupero crediti è una problematica che riguarda tutte le aziende. Non esiste (purtroppo) una formula magica in grado di far sì che tutti i crediti vantati da un’impresa vengano incassati; in questo senso, i crediti insoluti costituiscono una componente inevitabile dell’attività d’impresa.

Tuttavia, vi sono delle strategie ben precise che ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di attività, può e deve adottare per:

• limitare il sorgere di crediti insoluti;
• recuperare in modo efficace i crediti.

In entrambi i casi, l’obiettivo delle aziende è unico: ridurre i crediti insoluti entro un limite fisiologico, tale da non danneggiare eccessivamente l’impresa e consentire l’ottenimento dei diversi obbiettivi aziendali, previsti e comunque auspicati.

In un altro articolo ci siamo già occupati delle cautele ed accorgimenti che le aziende possono e devono adottare per limitare al minimo il sorgere di crediti insoluti. In questo articolo vediamo invece cosa le aziende possono e devono fare per recuperare i crediti, una volta sorti efficacemente.

Recuperare i crediti aziendali efficacemente significa adottare un insieme di strategie finalizzate a far sì che possa essere recuperato il maggior importo di crediti possibili, al minor costo possibile. In altri termini, per le aziende recuperare i crediti in efficace significa raggiungere il miglior rapporto possibile tra costi e benefici.

Come è possibile ottenere questo risultato? 

2. La tempestività nel recupero dei crediti

La prima regola che le aziende devono seguire per recuperare i crediti in modo efficace è la tempestività nell’attivarsi per recuperare i crediti.

E’ statisticamente dimostrato che la probabilità di ottenere il soddisfacimento del credito è inversamente proporzionale ai tempi d reazione del creditore: tanto più si attende per attivarsi a fronte di un insoluto, tanto minori sono le probabilità di recuperare il credito.

Possiamo dunque affermare che recuperare un credito è una corsa contro il tempo.

Tempestività nell’attivare la procedura di recupero crediti significa:

• inviare prima possibile la fattura al cliente (accertandosi, anche telefonicamente, che il cliente abbia ricevuto la fattura);
• inviare solleciti (telefonici e scritti) tempestivi al debitore.

Scaduta la fattura, pochi giorni dopo (2-3 gg.) è opportuno un primo sollecito telefonico. Parlare con i clienti (morosi), tuttavia, non è semplice; non può essere lasciato all’improvvisazione, ma implica la conoscenza di tecniche precise (soft skills), apprese mediante apposita formazione da parte del personale addetto.

Dopo il sollecito telefonico, occorre passare a quelli scritti, con tempi serrati:

• entro 7-10 gg. dalla scadenza di pagamento della fattura: primo sollecito (bonario);
• entro 5-7 gg. dalla scadenza assegnata con il primo sollecito: secondo sollecito (non bonario: minaccia di recupero credito tramite legale).

Scaduto il secondo sollecito senza esito, occorre affidare immediatamente la pratica al legale; il legale dovrebbe quindi ricevere la pratica (e inviare la lettera di sollecito al debitore) non oltre 1 mese dalla scadenza della fattura.

3. Preparare la documentazione completa sul credito da recuperare

Per ottenere il recupero del credito, la documentazione relativa al credito deve essere completa.

In un altro articolo -al quale rimandiamo- ci siamo già soffermati sull’importanza che tutte le aziende instaurino rapporti con i clienti sulla base di un contratto scritto, non essendo sufficiente la sola fattura (che ha valore solo fiscale).

Questo significa che allo studio legale incaricato del recupero del credito occorre inviare tutta la documentazione che si riferisce al credito da recuperare:

• il contratto che si riferisce al credito;
• la fattura e il documento di trasporto (ove esistente);
• i solleciti inviati dall’azienda;
• il carteggio completo tra azienda e cliente.

In particolare, è importante che allo studio legale incaricato del recupero del credito sia fornito dall’azienda tutto il carteggio con il cliente (lettere, mail). Questo principalmente per due motivi:

• perché potrebbero esservi delle contestazioni che il cliente ha già sollevato quale motivo per il mancato pagamento, che devono essere attentamente analizzate per evitare che le stesse possano ostacolare o addirittura impedire il recupero del credito (ad es. in sede di opposizione a decreto ingiuntivo);
• perché potrebbero esservi delle dichiarazioni del cliente che ammettono l’esistenza del credito, le quali possono essere molto utili per ottenere un decreto ingiuntivo già immediatamente esecutivo.

Spesso, purtroppo, i crediti non vengono recuperati a causa della carenza o insufficienza della relativa documentazione a supporto. Questo è un aspetto sul quale le aziende devono riporre molta attenzione, e che dovrebbe essere disciplinato in un’apposita procedura interna.

4. L’analisi preventiva di solvibilità del debitore 

Un aspetto di centrale importanza per impostare in modo corretto ed efficace il recupero dei crediti aziendali è costituito dall’analisi preventiva di solvibilità del debitore. 

Se i tentativi di recupero stragiudiziale del credito  falliti, è assolutamente sconsigliabile iniziare direttamente un’azione legale giudiziale per il recupero del credito senza alcuna valutazione preventiva circa la solvibilità del debitore. Se questo avviene, l’azienda rischi di andare incontro ad ulteriori costi (legali) senza recuperare il credito.

E’ invece opportuno analizzare, prima di intraprendere l’azione legale di recupero del credito, l’effettivo grado di solvibilità del debitore, in modo da valutare le probabilità di recupero del credito e quindi i possibili benefici di un’azione legale di recupero, in rapporto ai costi legali che essa comporta.

L’analisi di solvibilità può essere condotta con varie modalità ed avvalendosi di vari strumenti. E’ tuttavia opportuno evitare il “fai da te” – che, oltre ad essere dispendioso in termini economici e di tempo, non consente di pervenire a risultati certi ed utili – ed affidarsi a società specializzate in investigazioni.

Queste ultime sono in grado di effettuare una vera e propria “radiografia” della complessiva situazione economica e finanziaria del debitore, utilizzando anche fonti informative non pubbliche al fine di stabilire l’esistenza di beni utilmente pignorabili dal creditore. Da tale analisi risulterà:

• se e quali beni (mobili, mobili registrati, immobili) siano di proprietà del debitore, e quindi possano essere pignorati in sede di esecuzione forzata;
• se contro il debitore siano stati elevati protesti;
• se contro il debitore siano state iscritte ipoteche o fermi amministrativi (e per quale ammontare);
• se contro il debitore siano stati trascritti pignoramenti immobiliari;
• se il debitore abbia venduto beni immobili; se l’azienda del debitore sia stata ceduta o affittata;
• se l’impresa del debitore sia ancora attiva o meno,

etc.

Il complesso delle informazioni raccolte da tali società viene condensato in un report informativo, dettagliato e preciso, che deve essere poi analizzato e valutato con attenzione dal legale, incaricato dall’impresa creditrice. Si tratta di una valutazione molto delicata, in quanto dalla stessa dipende la decisione se e in quali termini sia opportuno agire in giudizio per il recupero del credito.

Ma l’analisi patrimoniale serve anche ad uno altro scopo: quello di far conseguire all’impresa la deducibilità fiscale della perdita sul credito. Se infatti i risultati del report informativo sulla solvibilità del debitore siano valutati in termini negativi dal legale – nel senso che, ad avviso di questi, non vi sono sufficienti probabilità di recuperare, neppure in parte, il credito – tale report, unitamente ad un parere redatto dal legale, può consentire all’impresa di dedurre fiscalmente la perdita sul credito, senza necessità di intraprendere una inutile e costosa azione di recupero.

5. La selezione dello studio legale incaricato del recupero dei crediti aziendali

E’ essenziale per assicurare il recupero efficace selezionare in modo accurato lo studio legale cui affidare il recupero dei crediti aziendali.

Quali sono i criteri più importanti per selezionare il legale cui affidare il recupero dei crediti di un’azienda?

In primo luogo, lo studio legale incaricato del recupero crediti dovrebbe stabilire con l’impresa un rapporto stretto e privilegiato. Quindi:

• essere specializzato nel recupero crediti aziendali;
• conoscere la struttura, le caratteristiche, le esigenze dell’impresa;
• condividerne gli obiettivi e le strategie.

Lo studio legale dovrebbe quindi diventare una funzione integrata con l’impresa, anche se non ne è parte dal punto di vista strutturale; in altri termini, intrattenere con l’impresa un rapporto di partnership.

In secondo luogo, lo studio legale deve essere realmente efficace e tempestivo nell’attività di credit collection. Questo significa anzitutto che il legale incaricato del recupero dei crediti aziendali deve avere uno studio ben organizzato, sia dal punto di vista del personale addetto all’attività di recupero crediti (che deve essere in numero idoneo e con qualifica adeguata) che delle risorse tecnologiche utilizzate.

In particolare, è imprescindibile che lo studio legale incaricato sia dotato di adeguati strumenti informatici e che tenga l’azienda costantemente e tempestivamente informata circa l’andamento delle pratiche di recupero crediti, in modo che l’azienda possa effettivamente valutare i risultati dell’attività del legale.

Infine, è importante che lo studio legale incaricato del recupero applichi all’azienda una politica tariffaria chiara e sufficientemente elastica, in modo da assicurare un buon rapporto costi-benefici per l’impresa. Ciò significa che lo studio legale incaricato deve:

• concordare gli onorari in modo chiaro e preciso fin dall’inizio, in modo da conoscere esattamente, prima che l’attività venga iniziata, l’ammontare dei costi che verrà a sostenere;
• concordare, nei limiti previsti dal Codice deontologico forense, compensi parametrati, almeno in parte, al raggiungimento di un obiettivo (che, in questo caso, consiste nell’effettivo recupero del credito), evitando il più possibile costi fissi non legati all’ottenimento di un risultato vantaggioso in termini di effettivo recupero del credito.

Alla luce di quanto sopra, è opportuno che le imprese scelgano il legale da incaricare per l’attività di recupero crediti (non già casualmente o approssimativamente, bensì) dopo avere svolto un accurato procedimento di selezione, nel quale vangano adeguatamente valutati non solo i costi, ma anche il grado di specializzazione, l’anzianità e l’esperienza nell’attività di recupero crediti e la case history dello studio legale.

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Avv. Valerio Pandolfini

Avvocato Recupero Crediti

 

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