L’obbligo di green pass sui luoghi di lavoro: FAQ
l DL n. 127/2021 ha esteso ulteriormente l’ambito di applicazione dell’obbligo di certificazione verde COVID-19 (c.d. green pass) al mondo del lavoro pubblico e privato. Pubblichiamo alcune FAQ sui punti più rilevanti degli obblighi previsti per le aziende.
1. Come si ottiene il Green Pass?
• Avvenuta vaccinazione anti-SARS-CoV-2, al termine del prescritto ciclo. La validità è di 12 mesi a far data dal completamento del ciclo vaccinale (seconda dose o dose unica).
• Avvenuta vaccinazione anti-SARS-CoV-2, prima dose di vaccino. La validità parte dal 15° giorno successivo alla somministrazione fino alla data prevista per il completamento del ciclo vaccinale.
• Avvenuta guarigione da COVID-19, con contestuale cessazione dell’isolamento prescritto in seguito ad infezione da SARS-CoV-2. La validità è di 6 mesi a far data dall’avvenuta guarigione.
• Effettuazione di test antigenico rapido o molecolare (quest’ultimo anche su campione salivare) con esito negativo al virus SARS-CoV-2. La validità è di 48 ore (72 ore in alcune Regioni) dall’esecuzione del test. Nei primi tre casi, la validità del green pass cessa qualora, nel periodo di vigenza dello stesso, l’interessato sia identificato come caso accertato positivo al SARS-CoV-2.
2. Quando scade il green pass?
La certificazione verde COVID-19, qualora emesso al termine del ciclo di vaccini, ha validità di 12 mesi, così come prescritto dall’articolo 9, del Decreto “Riaperture” (DL n. 52/2021, convertito con modificazioni dalla L. n. 87/2021).
3. Cosa si intende per “luoghi in cui è svolta l’attività lavorativa”?
Premesso che si tratta di una valutazione legata all’organizzazione di ciascuna azienda, il rischio viene introdotto nel momento in cui si entra nei luoghi accessibili alla comunità lavorativa. E’ quindi opportuno interpretare in modo estensivo la nozione di luogo di lavoro, allargando tale nozione anche ai luoghi all’aperto (si pensi ad esempio a un cantiere edile, o all’azienda che disponga, all’interno del recinto aziendale ma al di fuori del perimetro produttivo, di luoghi per il deposito di materiali o ambiti ai quali accedono i fornitori esterni).
4. Quali sono i documenti che consentono di accedere al luogo di lavoro?
Attualmente i documenti che legittimano l’accesso al luogo di lavoro possono essere solamente due: il green pass (emesso per una delle tre causali note, vaccinazione, guarigione e tampone negativo) o il certificato di esenzione (regolato dalla circolare 4 agosto 2021 del Ministero della salute).
5. Il green pass è obbligatorio anche per prestazioni lavorative brevi?
Sì. La norma non consente distinzioni, né quanto alla durata della prestazione, né per quanto riguarda il fatto che il luogo è frequentato da persone senza green pass. Quindi, qualsiasi lavoratore si rechi in luoghi presso i quali eseguire la prestazione lavorativa, deve essere controllato tanto dal datore di lavoro titolare del rapporto di lavoro, quanto del datore di lavoro titolare del luogo nel quale viene svolta la prestazione, benché di breve durata.
6. L’obbligo di possesso del green pass vale anche per i lavoratori stranieri che, ai fini dell’accesso in Italia, non sono tenuti al possesso del green pass?
Sì, in quanto la norma dispone, senza eccezioni, l’obbligo del possesso del green pass. Si consiglia, quindi, di informare il mittente del nuovo requisito legale posto dal Dl 127/2021.
7.I lavoratori possono accedere al luogo di lavoro con un certificato rilasciato da autorità estere?
Il datore di lavoro deve prevedere il controllo dei green pass e/o certificati equivalenti in possesso dei lavoratori stranieri per l’accesso ai luoghi di lavoro. Secondo il DL n. 52/2021, le certificazioni emesse da altri stati dell’UE sono “equivalenti a quelle rilasciate dallo Stato Italiano” e valide ai fini previsti per queste ultime. Quanto ai paesi extra-UE (ad es. Canada, Giappone, Israele, Regno Unito di Gran Bretagna, Irlanda del nord, Stati Uniti, Repubblica di San Marino e Stato della Città del Vaticano) le certificazioni per vaccinazione validata dall’EMA o di avvenuta guarigione, sono considerate come equivalenti a quelle italiane. Tuttavia, il controllo dovrà essere effettuato dal delegato al controllo mediante l’app verifica 19 e/o le altre modalità di controllo previste dalla legge italiana.
8. Il lavoratore che partecipa ad un corso di formazione deve avere il green pass?
L’attività formativa è generalmente svolta in orario di lavoro, per cui sembra difficile ritenere che il lavoratore che partecipa ad un corso di formazione non debba avere il green pass e questo non debba essere controllato (dal datore di lavoro, se il lavoratore fa accesso in azienda) ovvero dal titolare della struttura presso la quale si svolge il corso (con comunicazione dal datore di lavoro dell’eventuale carenza del green pass).
9. Gli stagisti e i tirocinanti devono avere il green pass?
Sì, l’accesso ai locali aziendali è subordinato al possesso del green pass per lo svolgimento di attività lavorativa o formativa, a qualsiasi titolo.
10. All’interno della mia azienda sono presenti anche lavoratori di una impresa che svolge lavori in appalto. Come mi devo comportare?
Il controllo, circa il possesso della certificazione verde COVID-19, deve essere effettuato per tutti i soggetti che accedono nei locali aziendali. La verifica può essere fatta sia da un soggetto nominato dall’azienda committente che dal datore di lavoro dei lavoratori in appalto.
11. Chi effettua il controllo del green pass dei lavoratori somministrati?
Il controllo iniziale del possesso del Green pass è affidato all’Agenzia, in quanto i soggetti privi di Green pass non sono idonei a svolgere le proprie mansioni; successivamente l’onere di verificare il possesso e l’esibizione del Green Pass da parte del lavoratore spetta all’utilizzatore, il quale osserva nei confronti dei lavoratori somministrati i medesimi obblighi di prevenzione e protezione cui è tenuto nei confronti dei propri dipendenti.
12. Esiste obbligo di Green pass per i lavoratori in smart working?
No, perché il Green pass serve per accedere ai luoghi di lavoro. Qualora dunque, per motivi organizzativi interni all’azienda, il lavoratore svolga la propria attività lavorativa da remoto, non gli potrà essere richiesto il green pass, né tanto meno il documento potrà essere verificato a distanza con le app o le piattaforme digitali presto a disposizione e i suoi dati non potranno essere né conservati né usati. Tuttavia, lo smart working non può essere utilizzato allo scopo di eludere l’obbligo di green pass.
13. Come devono avvenire i controlli sul green pass dei lavoratori?
Ogni azienda è autonoma nell’organizzare i controlli, nel rispetto delle normative sulla privacy e delle linee guida emanate con il DPCM 12 ottobre 2021. I datori di lavoro definiscono le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche, anche a campione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro, e individuano con atto formale i soggetti incaricati dell’accertamento delle violazioni degli obblighi. Oltre all’app “VerificaC19”, sono disponibili specifiche funzionalità che consentono una verifica quotidiana e automatizzata del possesso delle certificazioni.
14. Come è possibile, per i soggetti che non possono vaccinarsi per comprovati motivi di salute, dimostrare di poter accedere al luogo di lavoro?
I soggetti che, per comprovati motivi di salute, non possono effettuare il vaccino contro il COVID-19, dovranno esibire un certificato contenente l’apposito “QR code”. Nelle more del rilascio del relativo applicativo, il personale esente – previa trasmissione della relativa documentazione sanitaria al medico competente dell’amministrazione di appartenenza – non potrà essere soggetto ad alcun controllo.
15. I soggetti che hanno diritto al green pass ma ne attendono il rilascio o l’aggiornamento come possono dimostrare di poter accedere al luogo di lavoro?
Per i soggetti in attesa di rilascio di valida certificazione verde e che ne abbiano diritto, nelle more del rilascio e dell’eventuale aggiornamento, sarà possibile avvalersi dei documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta.
16. Quali provvedimenti deve prendere il datore di lavoro che accerta che il dipendente abbia effettuato l’accesso alla sede di servizio pur essendo sprovvisto di green pass?
Il lavoratore è considerato assente ingiustificato, senza diritto allo stipendio, fino alla presentazione del green pass; nel caso di aziende con meno di 15 dipendenti, dopo il quinto giorno di assenza ingiustificata, il datore di lavoro può sospendere il lavoratore per la durata corrispondente a quella del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione, comunque per un periodo non superiore a dieci giorni, rinnovabili per una sola volta. Nel caso in cui il lavoratore acceda al luogo di lavoro senza green pass, il datore di lavoro deve poi effettuare una segnalazione alla Prefettura ai fini dell’applicazione della sanzione amministrativa. Vengono poi applicate anche le sanzioni disciplinari eventualmente previste dai contratti collettivi di settore.
17. È possibile per il datore di lavoro verificare il possesso del green pass con anticipo rispetto al momento previsto per l’accesso in sede da parte del lavoratore?
Sì. Nei casi di specifiche esigenze organizzative, i lavoratori sono tenuti a rendere le comunicazioni relative al mancato possesso del green pass con il preavviso necessario al datore di lavoro per soddisfare tali esigenze.
18. Da chi deve essere effettuata la verifica ai lavoratori circa la presenza del Green pass?
La verifica deve essere effettuata dal datore di lavoro o da un suo delegato, formalmente nominato. La nomina deve essere completa delle necessarie istruzioni all’esercizio dell’attività di verifica. In caso di accesso, ai locali aziendali, da parte di altri lavoratori per attività in appalto, il controllo potrà avvenire da parte dell’azienda committente o direttamente dell’impresa appaltatrice.
19. Se il lavoratore si reca direttamente nel luogo della prestazione di lavoro e non in azienda, chi deve effettuare le verifiche?
Se il lavoratore si reca non in azienda ma direttamente nel luogo ove deve rendere la prestazione, il controllo deve essere operato dal titolare della struttura presso la quale egli si reca, o anche, nell’ipotesi di trasferta mediante mezzi di trasporto pubblico ultraregionale, dal vettore. In questi casi, per effetto del controllo che dà esito negativo, il datore di lavoro deve imporre un obbligo contrattuale di immediata comunicazione.
20. Quali sono i soggetti esentati dalla presentazione del Green pass?
La richiesta dell’obbligo del Green Pass non si applica esclusivamente ai soggetti esclusi per età dalla campagna vaccinale ed ai soggetti esenti sulla base di idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti con la circolare n. 35309 del 4 agosto 2021 del Ministero della salute.
21. Il datore può tener traccia delle comunicazioni pervenute dai lavoratori circa il mancato possesso del green pass o i mancati accessi dei dipendenti che ne siano privi ?
Si, il datore deve poter registrare e gestire la circostanza dell’assenza del lavoratore sfornito di certificato anche al fine di imputare correttamente l’assenza( in termini di assenza ingiustificata senza diritto alla retribuzione, ma senza conseguenze disciplinari) nonché controllare il suo rientro con il valido certificato.
22. La delega del datore di lavoro per l’accertamento del green pass può essere data anche a un dipendente di un’impresa esterna?
Si, l’incarico può essere affidato anche a terzi (ad esempio la vigilanza esterna che fa il servizio di portierato), ferma restando la necessità di provvedere ai conseguenti adempimenti privacy (nomina a responsabile esterno del trattamento con relative istruzioni).
23. L’azienda deve verificare il green pass anche ai clienti o visitatori?
Il controllo deve essere effettuato nei confronti di tutti i soggetti che accedano ai luoghi di lavoro per svolgere la propria prestazione. Quindi, nel caso di clienti/visitatori, occorre fare una distinzione a seconda del motivo dell’ingresso (per esempio nel caso di cliente che acceda per acquistare un bene non è necessario il controllo del green pass). Ciò non impedisce che il titolare del luogo di lavoro decida, in adempimento dei suoi obblighi di sicurezza, di richiedere il possesso del green pass a chiunque acceda per qualsiasi motivo nei suoi luoghi.
24. In quali rischi incorre un datore di lavoro che possiede dati relativi ai presupposti del green pass dei propri collaboratori?
Il controllo dei certificati effettuato con modalità non conformi alla normativa privacy e a quanto previsto del DPCM 17 giugno 2021 può comportare l’integrazione degli estremi di un illecito e l’irrogazione delle sanzioni da parte del Garante della privacy, che variano in base al tipo e alla gravità della violazione commessa.
25. Cosa deve fare il datore di lavoro se il lavoratore dichiara di non essere in possesso del Green pass?
Il datore di lavoro deve inviare una lettera al lavoratore evidenziando le ripercussioni normative, contrattuali ed economiche del mancato possesso del Green pass e invitandolo a non recarsi in azienda. Inoltre, il lavoratore verrà incluso nell’elenco dei soggetti privi di Green pass, per i quali dovrà essere previsto un controllo “a tappeto” oltre che la disabilitazione dell’eventuale badge per l’accesso, fino alla presentazione di regolare certificato verde.
26. Quali sono le sanzioni per il lavoratore che accede al luogo di lavoro senza il green pass?
È prevista la sospensione dalla prestazione lavorativa per il lavoratore che non è in possesso della certificazione verde (oppure qualora sia scaduta). La sospensione è attiva fino alla presentazione del Green pass e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021. Nel periodo di sospensione non sono dovuti la retribuzione né altro compenso o emolumento, comunque denominato. L’inadempimento, comunque, non avrà riflessi sulla conservazione del rapporto di lavoro, che è assicurata. L’accesso ai luoghi di lavoro, in violazione all’obbligo di possesso del Green pass, comporterà anche una sanzione pecuniaria amministrativa da 600 a 1.500 euro. Senza, con ciò, escludere eventuali conseguenze disciplinari, secondo le previsioni contrattuali di settore.
27. La qualificazione come assenza ingiustificata impone al lavoratore di presentarsi tutti i giorni in azienda?
Sì. Mentre la sospensione legittima una ipotetica posizione di attesa da parte del lavoratore, per qualificare la presentazione senza green pass come assenza ingiustificata il lavoratore deve necessariamente presentarsi in azienda.
28. L’assenza ingiustificata, con diritto alla conservazione del posto di lavoro, rileva ai fini del periodo di comporto?
No, il periodo di assenza ingiustificata previsto dal decreto legge in caso di mancato possesso/ esibizione del green pass non rilevano ai fini del comporto, non essendo equiparabile a una malattia/ infortunio.
29. Il datore di lavoro con più di 15 dipendenti può sostituire il lavoratore assente per mancanza di green pass?
Sì. Ad esempio, è possibile assumere un interinale con causale sostitutiva fino al rientro del lavoratore che presenterà valido green pass. Ovviamente, nel caso in cui il lavoratore assente rientri al lavoro con valido green pass, il contratto di somministrazione a tempo determinato termina perché viene meno la causale sulla base del quale è stato stipulato.
30. Il lavoratore viene considerato assente ingiustificato e deve essere allontanato dal luogo di lavoro se il green pass scade durante l’orario lavorativo?
No. Il green pass deve essere valido nel momento in cui il lavoratore effettua il primo accesso quotidiano alla sede di servizio e può scadere durante l’orario di lavoro, senza la necessità di allontanamento del suo possessore.
31. Quali sono le sanzioni per il datore di lavoro che non effettua i dovuti controlli circa il possesso, da parte dei lavoratori, del green pass?
La mancata verifica o la mancata adozione delle misure organizzative, previste entro il 15 ottobre 2021, comporterà, per il datore di lavoro, una sanzione amministrativa da 400 a 1.000 euro, che in caso di reiterata violazione sarà raddoppiata. Le sanzioni verranno irrogate dal Prefetto, il quale si avvarrà delle Forze di polizia, del personale ispettivo dell’azienda sanitaria locale e dell’Ispettorato del lavoro.
32. Se un’azienda effettua controlli a campione, può incorrere in sanzioni se viene riscontrata la presenza di lavoratori senza green pass?
No, a condizione che i controlli siano stati effettuati nel rispetto di adeguati modelli organizzativi, come previsto dal DL n. 127/2021.
Avv. Valerio Pandolfini
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